帳簿や資料の保存ルール変更への準備

フリーランスの方や中小企業の経営者、経理担当者さんからのご相談で、紙の資料を極力なくしたい、減らしたいというご要望は一定数あります。

また帳簿や資料の保存ルールである電子帳簿保存法の改正が今後予定されていますのでその準備についてお伝えします。

データのものはデータで

電子帳簿保存法という帳簿やレシートなどの保存に関するルールがあります。

このルール改正の適用は本来であれば2022年1月からでしたが2年間の猶予がなされています。

ルールが改正されると求められるのが、紙のものは紙で、データのものはデータで、という保存のルールです。

事業主の場合は帳簿や確定申告の控え、レシートや請求書、領収書などの帳簿作成のための資料を保存することが求められています。

この保存のルールをいまの時代に合った形にしましょう、というのが今回のルールの改正の主旨です。

紙のものは紙で、データのものはデータで、とシンプルになりそうではありますがそこにも細かいルール変更があります。

いまのところはこの紙のものは紙で、データのものはデータで、を意識して資料の保存を心掛けるのがよいです。

例えばネットで何か取引をしたらメールで請求書や領収書が届きますがそれをデータで保存しておくこと。

どこに保存するかというとパソコンそのものやDropboxなどのクラウドストレージに保存をします。

今の段階では細かいルールに従って保存することを目標にするのではなく、どういうものを保存すべきかということを確認していきましょう。

通帳、カード明細、レシート　紙資料の取り扱い

ここからは紙資料をなくしたいという場合の工夫についてお伝えします。紙のものは紙で、という基本ルールがありますので紙資料を減らすためには取扱いから整理する必要があります。

通帳が手元にある場合には通帳記帳をしないと残高を確認できません。これは紙のものとして最たるものですが手間もかかります。

通帳の記帳をするには金融機関のATMに行く必要があり、その時間と手間がかかります。

また事業用の通帳であればその通帳を見ながら入力をすることになりますがご自身でやっている場合にはその通帳のままでよいですが、税理士に記帳を依頼している場合には何かしらの方法で通帳の写しを共有する必要があります。

通帳をコピーしてFAXしたり月次資料と一緒に渡すというのも手間と時間がかかります。

税理士側から通帳のこの部分をくださいといわれることもあるかもしれませんが、紙でやり取りしているとやはり煩わしく感じるかもしれません。

データにできないか？と考えるといまはインターネットバンキングが各金融機関で進んでいますので、紙資料をなくしたい通帳の管理を減らしたいという場合にはネットバンキング機能を使うことを検討しましょう。

クレジットカードの明細も同じくオンラインでデータが取れないか確認してみましょう。各社でCSVデータというものを取得出来たり、紙発行の明細を止めることも出来るようになってきています。

カードを店舗で利用した場合にはカードの利用明細や領収書を渡されることになりますがこちらは保管しておくことになります。

レシートや領収書関係はどうでしょうか？

紙のものを減らそうと思うとキャッシュレス決済やクレジットカード決済を利用することになります。

現金を使う機会が減らせそうかどうか検討してみましょう。

クラウド会計じゃないとダメというわけではないけれど

紙の資料を減らしたいという場合にはクラウド会計をお勧めすることが多いですが必ずクラウド会計じゃないとダメというわけではありません。

データに変換できるのであればExcelやCSVといった形で取り込む（インポートと言います）をすることも一般的な会計ソフトであれば可能です。

ただこういったデータでやり取りする、インポートするというのがクラウド会計ソフトが得意というのは確かです。

レシートや領収書をスキャンしたものを取り込むのもクラウド会計ソフトはとても上手です。

新しい形での帳簿付けはいろんなインターネットのツールを使ってどんどん効率化が進んでいます。

もしこういったことに取り組みたいなと考えたときには契約している税理士やお近くでスポット相談に対応してくれる税理士を探してみるのもよいです。

まとめ

電子帳簿保存法のルール変更が予定されていて資料や帳簿の保存をどうしていくか、経理や記帳、帳簿付けの上流から考えていく必要があります。

またインボイス制度も予定されておりいろいろと変化に対応していくことが求められていますので便利に効率よくできないか、その視点でおカネの流れも含めて整理していきましょう。