税務会計

請求書を発行した後にやるべきこと

こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

顧問業務の場合には毎月末や月初、単発の仕事の場合には業務が完了した都度に請求書を発行するという大事な仕事があります。

請求書を発行した後にもやるべきはあってそれについて解説をします。

 

入金の確認

請求書を発行するのもとても大事ですがその後も大事です。やはり入金がなされているかどうかを確認します。

 

請求書には支払期日を記載することをお勧めしています。また契約書にも支払についての文言を入れておくと安心でしょう。

 

毎日入金があったかどうか通帳を金融機関で記帳するのは手間ですのでこういう時にはインターネットバンキングは便利です。

 

インターネットバンキングは一定の手数料が毎月かかることが多いのですが、金融機関に行って記帳をする時間や振込等をする際の手間を考えると導入を考えておきたいツールです。

 

通帳でもネットバンキングでも確認する内容は同じで期日までに入金がなされているか否か。

 

入金がなされているならば請求金額との相違がないかも確認しておきます。これが帳簿をつける前の経理業務のうちのひとつです。

 

入金の催促

もし期日までに入金がなければ催促をします。相手方が忘れているだけかもしれませんが何か事情があるかもしれません。

 

どのタイミングで催促をすればよいかご相談をいただくことがあるのですが基本的には支払期日の翌日がよいでしょう。

 

感情的にならず「支払期日までに入金が確認できませんでした。お支払いの内容をご確認いただけますでしょうか?」という趣旨でよいです。

 

催促をすることについてネガティブに捉えるかもしれませんが反対の立場だったらどうでしょうか?

 

支払期日までに支払をしないということは相手に迷惑をかけることに他なりません。ヘタをすると取引を今後はしないということに繋がります。

 

請求書をもらってすぐに支払をする必要はないですが支払期日までにキチンと支払いを済ませることはお互いにとって大事です。

 

請求書を発行する立場になったときには改めて覚えておきましょう。

 

売掛金の消し込み

経理業務とは別に売掛金・債権の消し込みが帳簿上で必要となります。

 

売上を計上した時には

(売掛金)/(売上)100,000円

として帳簿上に記録されます。

 

入金のときには

(普通預金)/(売掛金)100,000円

として記録します。

 

これにより売掛金の消し込みが完了する=未収のものがないことを確認することができるわけです。

 

請求書を出したら終わりではなく入金があったときに過不足なくなされているかどうか、残っている売掛金がないかどうかをチェックしておきましょう。

 

また関西地方を中心に振込する金額から振込手数料が引かれるという商習慣が残っているところもあります。

 

どういうことかというと上記でいうと振込手数料が440円だったとした場合に、100,000円から手数料が引かれて着金するということです。

 

これをそのまま何も考えずに帳簿に記録すると

(普通預金)/(売掛金)99,560円

という形になります。

 

この記録のしかただと売掛金が440円残ってしまうことになり消し込みが完了しません。

 

ゆえに請求した金額から相手方が振込手数料を引いてきた場合にはその処理をしないと売掛金のうち振込手数料分が残り続けることになります。

 

振込手数料の処理には何パターンかあります。

①売掛金は請求金額のままで複合仕訳をする場合

(普通預金)99,560円 /(売掛金)100,000円
(支払手数料) 440円

 

②普通預金で調整をする場合

(普通預金)100,000円 /(売掛金)100,000円
(支払手数料) 440円 /(普通預金) 440円

 

③売上値引きとする場合

(普通預金)99,560円 /(売掛金)99,560円
(売上)440円 /(売掛金)440円

 

いずれのパターンでも売掛金は左右で同額(計上のときの左側(借方)と入金のときの右側(貸方))となりきれいに売掛金の残りがゼロとなります。

 

まとめ

請求書を発行した後にするべきこととして、入金の確認、催促、売掛金の消し込みの3つを解説しました。

請求書を発行したらそのままにせず、入金があったかどうか請求書の記載金額と差異がないか、売掛金の残高がゼロになるかどうか、ひとつずつ確認していきましょう。

 

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ジンノユーイチ
京都市南区で税理士をやっています、ジンノユーイチ(神野裕一)です。 相続や事業のお困りごとを丁寧に伺い、解決するサポートをしています。 フットワーク軽く、誠実に明るく元気に対応いたします。