確定申告が終わってほっとしている方も多いと思います。そういったかたでもやっておきたいことが1つあります。
それは確定申告後の資料の整理・保管です。どういった形で整理して保管しておくのが良いかをお伝えしておきます。
紙のものは紙で、データのものはデータで
紙の資料はある程度あると思います。領収書やレシート、請求書なども紙で発行しているケースはあるでしょう。そういったものをきちんと保管しておく必要はあります。
ただ、例えば月ごとにまとめていたり、項目ごとにまとめている場合はそのままで良いですし、まとめていなくても1つにさっとまとめて置いておくだけでも良いです。
間違っても破棄することだけはやめておきましょう。売上も経費も、基本は請求したもの・請求されたものの証拠を残しておくことが必要です。レシートや領収書にはやはりそういった役割があります。
後で見返すことは基本的にないのですが、税務調査があったときに資料がないと不利な方向に転がる可能性が非常に高いです。
青色申告の場合は7年間の保存義務が基本的にはありますので、すべての資料について7年分保管しておくのが最もセーフティーな取り扱いとなります。
紙のものは紙で、データのものはデータで保管しておけば良いです。データのものは例えばスキャンしたもので、会計ソフトの仕訳に紐付いているものであれば、そのまま保管してもらえれば大丈夫です。
DropboxやGoogleドライブなどオンラインストレージで保管できるものがあれば、そういったものを活用しておきましょう。こちらも合わせて7年間の保存義務と考えておくと、「あれ、何年だっけ？」ということがなくなりますのでオススメです。
また、申告書の控えや、確定申告書等作成コーナーで申告した場合には申告データを保管しておけますので、忘れずにダウンロードしておきましょう。
来年の申告時にそのデータを取り込んでスタートすることで、入力する内容を大幅に省略することができます。
申告に関係するものは基本的に保管しておく必要がありますので、紙のものは紙で、データのものはデータで7年間保存しておくということを意識して整理してみてください。
整理の仕方はそれぞれ自分のやりやすい方法で良いです。台帳に1枚ずつ貼るようなことはお好きであればやっていただいて構いませんが、必ずやらなければならない作業ではありませんので、あまり気にしなくても大丈夫です。
ちなみに、私の事務所での書類の保管
私の事務所のことをお伝えしておきます。私の事務所ではあまり経費が多くないこともあり、データのものはもちろんデータで残していますが、紙のものについてはスキャンなどは今はやっていません。
毎日経理として朝5分ほど時間を作っていますので、その時に手入力をする形にしています。
規模にもよると思いますが、個人事業主であればこの程度で、朝に帳簿付けをする位の感覚で良いと思います。
プライベートのものと事業費の分は念のため分けてファイリングしていますが、それも封筒に入れて1ヶ月ごとにまとめる位の感じで、丁寧に整理するような感じではないです。
台帳に貼るということもやっておらず、封筒に入れておく位で十分だと私は思っていますので、その辺は参考にしてもらえればと思います。
経理事務としては毎朝5分ほど時間をかけており、毎月20日に資金移動として経費の支払い口座やクレジットカードの決済用口座に資金を移動させています。
請求書については月末最終営業日に作成し、それをデータとして取り込むという形で運用しています。
フリーランスで誰かを雇っているわけでなければ、これぐらいのレベルで全然問題ないですし、毎朝5分続けるというのは後々じわじわと積み重なってきますので、ぜひトライしてみてください。
まとめ
確定申告が終わったら、資料の整理・保管もセットで行っておきましょう。基本的なルールはシンプルで、「紙のものは紙で、データのものはデータで、7年間保管する」この一点を意識しておけば大丈夫です。
整理の方法は自分のやりやすいやり方で構いません。封筒にまとめて月ごとに保管するだけでも十分です。
また、申告データのダウンロードも忘れずに。来年の申告がぐっと楽になります。毎朝5分の経理習慣も合わせて取り入れることで、来年の確定申告はさらにスムーズに進められるはずです。
