フリーランスの方からよくご相談いただくのが会計ソフトに入力するか、Excelに入力するかの選択肢です。
簿記の知識があれば会計ソフトに直接入力することも良いのですが、データを作るという点で考えるとExcelの方が良いケースもあります。どちらが向いているか確認してみましょう。
入力するだけならExcel
例えば、レシートや領収書が大量にある場合でスキャンなどをすることができない場合には、データを作っていく際に入力がどうしても必要になります。
この後お伝えするクラウド会計が使えるのであれば、レシートや領収書、請求書をスキャンしてそこに書かれている情報を読み取り、帳簿に必要な情報を会計ソフト側で拾ってもらうということも可能です。
こういったことができない苦手ということであれば、データに必要な情報を入力していくことになるのですが、入力という点だけで見ると、会計ソフトよりもExcelに入力する方が早いケースが多いです。
例えば領収書を分けて、交通費、交際費、支払手数料などと分けておくと勘定科目については入力する必要がなくなります。
Excelであればコピーアンドペーストで一気に処理をすることができますし、日付も月日を入れれば、ある程度入力連動していくので、Excelの方が入力が早いというケースはあり得るわけです。
こうしてExcelに入力した内容を会計ソフトに取り込むということができればExcelの方が早いかなというのが私の印象です。
一方で、同じ帳簿をつけるにしても、データの連携やスキャンデータの取り込み等ができるのであれば、クラウド会計ソフトなどを使う方が早いです。
データ連携、取り込みできるなら会計ソフト
会計ソフトにもいろいろあるのですが、クラシックなタイプの1つずつ入力するものもあれば、そうじゃないソフトもあります。
1つずつの入力をするタイプの会計ソフトであれば、Excelに入力したものを取り込む方が早いと前段でお伝えしました。
そうではなく、クラウド会計ソフトに代表されるいわゆるデータ連携やスキャンデータを取り込むことができる会計ソフトであればそういったものを活用する方がデータを作るという意味では早いです。
銀行口座の預金通帳を1つずつ帳簿に入力するよりかは、API連携で銀行から直接データを取り込むことで1行ずつ入力する必要はなくなり、なおかつ早くなります。
またスキャンデータについても領収書やレシートなどをスキャナーで読み込んだり、スマホで撮って取り込むだけで必要な情報をある程度まで正確に読み取ることができます。
そして取り込んだデータを整形していくことで同じ帳簿を作っていくわけですので、入力がメインであればExcel、データ連携やスキャンデータの取り込みがメインであれば会計ソフトというのがわたしのおすすめです。
帳簿を作る、帳簿をつけるというと難しく感じる人が多いですが、出来上がるものは基本的に同じです。
総勘定元帳と仕訳日記帳もしくは仕訳帳といったものが出来上がれば情報としては完成です。
また決算書についてもプロセスの違いはありますが、結果としては帳簿というデータの集計結果である決算書を作っていくことがゴールになりますので、データを作るという意識を持って取り組んでいただくとよりわかりやすいかなと考えています。
データを作っていく上で入力してデータを作るのか、スキャンやデータ連携をしてデータを作っていくのかの違いです。
まとめ
会計ソフトに慣れている人の方が一般のフリーランスには少ないように感じます。
また、簿記の知識がなくても決算ができる、確定申告ができると謳う会計ソフトもありますが、簿記の知識がないと入力したもののチェックや間違いを探すことができませんので、結局は簿記の知識があったほうが良いです。
データを作るということでいろんな取り組みを試してみてExcel入力から会計ソフト取り込みなのか、データ連携やスキャンデータを取り込むなのか、自分に合うかどうかを確認してみると自分がやっていく方向性が確認できますので、ぜひトライしてみてください。
