2023年10月から始まるインボイス制度ですが、経理事務の仕事の流れにも影響が大きいです。
入力だけではなくどこでだれがどのように事務処理をするのかの整理が欠かせません。ルールを決めないと経理の負担だけが増えてしまいます。
インボイス番号は誰がいつどのように確認するのか？
今までは取引相手が消費税の課税事業者であろうと免税事業者であろうと、消費税部分を仕入税額控除できました。
取引相手の属性は関係なく、取引の内容が課税非課税で判断できました。住宅の家賃が居住ようなら非課税ですから取引の内容できまります。大家が課税事業者であっても免税事業者でもよかったのです。
今後は段階的にはなりますが消費税の支払いをしている場合には取引相手がインボイス登録をしているかどうかで計上できる仕入税額控除の金額が変わります。
請求書の見た目はそう変わらなくてもインボイス登録番号があるかどうかで処理が変わるということです。
つまり、いままでの経理事務に追加して確認事項が増えるわけです。
受け取った請求書や領収書にインボイス番号の記載があるかどうか、ここを確認していくのですが、問題はじゃあ誰が確認するのか。
さらに言うと毎回毎回確認するのか、一回確認したらそれで良しとするのか。
例えば仕入れ担当が受け取る都度確認してそれを経理部に回すのか。経理部で全部確認をするのか。
こういったことを決めておかないと「誰かがやってくれるだろう」ということになって、全てが経理事務に回ってくる可能性があります。
経理事務の中でも処理の担当が分かれていることもあるでしょう。
受け取った請求書から支払処理をする担当者、帳簿に入力する担当者、決済をする担当者、それぞれいるはずです。
どの段階でどのように確認をするのかこういったことを考えておく必要があります。
営業担当、営業事務への影響
営業担当者にも確認をしておくべきことがあります。それは新規取引の際のインボイス登録の確認です。
会社として確認しなくてもよい、ということなら必要ないですが、免税事業者・インボイス未登録の事業者との取引について価格交渉をすると決めている場合には確認が必要です。
消費税の分を全部払いませんというのは問題がありますが、緩和措置に合わせて消費税の2％、5％の分は価格交渉すると決めている事業者もでてきています。
そうなると契約締結前の段階で価格に影響する要素なわけですので確認しておくかどうかは決めておく必要があります。
また外出先で物品購入など立替えをすることがあるかと思います。
そういった場合に会社名で領収書をもらう、個人のクレジットカードは使わないなども要注意です。
個人名で領収書等を受け取った場合には立替経費精算書が仕入税額控除の計算上必要になります。
こういった事務的なことを営業事務が担当している場合にはそちらにも周知が必要です。
この手の話を営業担当にすると「売上に関係ないから知らない」という人が必ず出てきますが、取引価格の交渉に影響する要素ですので売上に関係する話です。
ルールを決めて周知する
インボイス制度そのものは仕入税額控除という消費税の計算上の問題だけと思われるかもしれません。
しかしいろんなところで請求書や領収書を受け取るというのは事業をやっていると頻繁に出てきます。
こうしたものの取扱いを今までは何となくでOKというところが実際にはありましたが、インボイス制度がはじまることで税額への影響が出てきてしまいます。
そうなるとルールを決めていないがゆえに各担当者が好き勝手にやってしまい、割を食うことになるのは最終処理をする経理事務の担当者であり、それが税額に反映されるわけですから経営者に波及します。
ルールを決めていないとある程度の規模の会社だとかなり混乱すると思いますし、早めに決めてしつこいぐらい周知しておかないと、「わたしはそんな話を聞いていない」という担当者が必ず出てきます。
ルール設定と周知、この2つはインボイス制度がスタートするまで3か月を切った今の段階であれば既にスタートしておきたいところです。
従業員の人数が増えれば増えるほど周知にも時間を要しますし、各担当者から処理の相談や問い合わせがあるかと思います。それに対応するにも時間が必要です。
まとめ
インボイス制度は経理事務だけに関わることではなく事業者にとっては全体にかかわることです。
ルール設定と周知、それに対する問い合わせもあるでしょうからひとつずつ丁寧にやっていくほかありません。できれば経営者や担当役員がイニシアチブを取ってしっかり対応する必要性を打ち出しておくのが望ましいです。
そうでなくても経理事務は他の部署から「また小うるさいこと言ってる」などと見られがちですので。
