改正電子帳簿保存法　結局のところまず何をしないといけないのか？

インボイス制度と同じく対応を進めておきたいのが電子帳簿保存法への対応です。

改正されて対応スタートの期限が伸びたり、変わった部分があるのですが結局まずは何をしないといけないのか？という部分を抑えておきましょう。

電子帳簿保存法の改正の概要

電子帳簿保存法は本来だと2022年1月からスタートの予定でしたが、業界関係からの要望や状況として未対応の企業が多かった点を考慮してスタートが延長となりました。

この間において改正が行われてスタート時期などが変更となっています。

大きな変更としては以下の点です。

全体としては運用や対応に向けて緩和された部分が大きいですが一番最後にあげた、電子取引は電子保存が義務化の部分がポイントです。

まず抑えておくべきポイント　電子のモノは電子で保存

電子のモノは電子で保存する、これが義務化されているのでまずはここを抑えておく必要があります。

逆に言うと結局はこれができるとあとの部分は後回しでもよいです。義務化なので最優先ということですね。

電子のモノ、電子取引とはどういうものかというと、電子取引にかかる電磁的記録をいいます。

電磁的記録とは、以下のようなものを指しています。

これらがメインになります。

電子で届いたもの、ダウンロードしたものについては紙で保存することができなくなりますので保管のルールを決めることと運用方法を検討しましょう。

業務フローのメンテナンス

まずは自社で行っている電子取引と電磁的記録がないかまずは確認します。

ピックアップ出来たら保管の方法を検討します。

電子取引の保存要件は2つの要件があり、保存されたデータが改ざんされていないこと（真実性の要件）、保存されたデータを容易に検索・表示できること（可視性の要件）を満たす必要があります。

真実性の確保についてはタイムスタンプを押したりするシステムを導入するか否かで変わってきます。

それなりに費用が掛かるので仮にシステムを導入しない場合の対応としては、「事務処理規定を定めてそれに沿った運用を行うこと」で対応ができます。

事務処理規定については国税庁のホームページや会計ソフト各社からサンプルが提供されていますので参考にしてみてください。

可視性の確保については検索機能を確保しておくことで対応できます。

検索機能についても税務調査時に求めに応じてダウンロードができる状態であればものすごく細かく検索要件を設定していなくても大丈夫です。

また基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者についてはダウンロードの求めに応じることができれば検索要件のすべてが不要とされています。中小零細事業者はダウンロードができる状態にしておけばひとまずOKです。

まとめ

電子取引はまず電子で保存し検索したりダウンロードできる状態にしておくこと。また事務処理規定を備えておくことで対応ができそうです。

紙の領収書や請求書を電子保存したり、自社発行の紙の書類を電子保存するのはそのあと段階でよいでしょう。

まずは今やるべきことに対応しつつ必要に応じて切り替えていきましょう。