どういうことまでを会計ソフトに求めるかで変わってくるのが請求管理や業務管理です。
販売管理ソフトなどもありますが費用が掛かるものですし、具体的に何をしたいかを明確にしておくと何を導入するかを決めやすくなります。
ツール選定は先行させず目的をまずは明確化しましょう。
どういうことをやりたいか
いまは手書きで請求書を発行して手書きで領収書を発行している、ということもあるやもしれません。
ではこれをどうしたいのか。
手書きをなくしたい、ということであればExcelやWordで請求書を作れればその要望には応えられそうです。
請求管理ソフトを入れなくても対応ができる、かも。
ではその請求書について例えば一部入金になるものがあったり、入金履歴や領収書発行を下かどうかの確認をするにはどうでしょうか。
こういうことをやろうと思うとデータベースが必要です。
請求証を発行するだけならExcelでもWordでもできますが、その発行した請求の内容がデータになっていないと、入金したかどうかをそこから判断することが難しいです。
紙に印刷してそれをフォルダに保存しておく。
入金があったことや領収書を発行したら都度、そのフォルダから請求書の印刷控えを出してきてそこに記入等する。
こうすれば管理はできそうです。ただしデータベースにはなっていません。
せっかくExcelやWordで請求書を作っているのであればその情報をExcelに落とし込んでおければ少し使いやすくなるのではないかなとも考えます。
クラウド会計ソフトだとそれができるかというと請求書発行機能がついているソフトが多いので使えます。
ただしこちらも一部入金などソフトによっては対応していない部分もありますのでどういうことをしたいかによって、またパソコンでの仕事に慣れているかどうかによっても変わってきます。
データベースとして請求管理をするかどうか、請求書発行そのものよりもその後の工程ややりたいことで使うべきものが変わってきます。
ツール選定を先行させない
管理系のソフトウェアだといろんなことができます。当たり前と言えば当たり前なのですが。
ただ使わない機能があればもったいないことになりますし、請求管理だけ、業務管理だけ、という使い方ができるかどうか。
将来的に例えば会計ソフトと請求管理を一緒に行えるようにしたい、ということなら今クラウド会計ソフトを入れるほうがいいかもしれません。
会計ソフトと請求管理を一括して管理できる、入力できると連携が取れるので帳簿付けは格段にやりやすくなります。
請求書発行をしてその情報が会計情報にもいき、仕訳登録ができると請求書発行という皇帝だけで帳簿付けをしなくて済むようにできます。
そういったことへのニーズがあるのであれば一本化も考えたほうがよいですが、そこまでのニーズはない、ということであれば既存の方法をデジタル化する方向でも問題なさそうです。
また業務管理として案件ひとつずつの仕事があって、案件をそれぞれの担当者が管理したい、確認したいという場合にはクラウドツールとしてスプレッドシートで管理をするか業務管理ソフトを入れるか。
販売管理も同じく、いろんな担当者が販売管理ソフトから見積書を作成して決済に回すみたいなことが必要な規模だと取り組んだ方がよいです。
導入する時間もコストもかかるわけですので、結局のところ「何を解消したいか、目的はなんだったか」が明確になっていないと頓挫します。
事務仕事にもどういう目的でツールを導入するかをまず明確にしておく必要があります。
高機能なものを導入しても結局は使わなければ、使いこなせなければないのと同じです。時間と費用が無駄になりかねません。
事業をしているといろんな課題が出てくることがありますが、ツールを導入したら一発で解消したというケースはまれです。
運用していくことを念頭にどういう課題を解消したいかをまずは整理してみましょう。
ツールなどそれほど山ほどありますので全てを選んで試す時間ももったいないですし、物理的に難しいのが現実です。
まとめ
どういうことを目的にどういう事務仕事の流れにしたいか、ゴールの状態と今の状態とのギャップは確認しておくことをおすすめします。
そのうえでこういったことを改善したい、こういう状態にしたいということが実現できるソフトウェアの選定に進んでいくのがよいです。
いきなりツール選定をしようとするととん挫する可能性が高まります。
