2023年10月からインボイス制度が始まり、2024年1月から（改正）電子帳簿保存法がはじまるなど、経理周りの動きが活発です。
これに合わせて経理周りのデジタル化、効率化のご相談が一定数ありますが「何のためか」という部分を意識しておきましょう。
ルールで決まったから、というだけだと成果が出にくいかもしれません。
ツールを入れればそれで完了し万事解決、ではない
デジタル化や効率化の話をすると一定数のかたからツールを入れればいいんでしょ、と言われることがあります。
それで解決するならなにも困らないのですが、大事なのは導入した後の運用です。
ツールを入れても誰も使わなければ意味がないですし時間とお金の無駄になってしまいます。
また事業や経理の状況にあったツールを導入しないと運用以前の問題で使いこなせない、なんか違うな、ということになりかねません。
そのため、ツールを入れる前段階が非常に重要です。
ツールを入れる前にヒアリングや状況確認をしてどういう形で資料が受け渡しされているとか、請求書や見積書を誰がどのタイミングで作って決済しているのか、支払いの決済や請求書の受領タイミングや締め日との関係など、事業の中の事務の流れを明確にしておく必要があるからです。
ここをすっ飛ばしてツールだけ入れるとデジタル化、効率化が失敗します。
例えば経費精算ひとつとってもそうです。
法人のクレジットカードを発行して営業担当者に渡しておけば済む問題なのか、その状態でではクレジットカードの明細はどのタイミングで確認するのか、上長の承認はいつとるのか、こう言ったことを決める必要があります。
ほかにも小口現金で経費精算しているのであれば締めはいつにしていて、それを経費精算アプリを入れて対応できるのか、それだと困るというスタッフがいる場合はどうするのか。
経費精算だけでも決めることがたくさんあり、交通整理をしながらヒアリングをしてルールを決めていかないと、スタッフの中には自分に都合が悪い状態になって協力しなくなる可能性もあり得ます。
他にも事業を運営する限りいろんな証憑書類をやりとりし取引を行ったその記録を帳簿というかたちに落とし込んでいくわけですから関わる人が増えれば増えるほどやるべきこと、注意すべきことが増えます。
デジタル化、効率化するうえで気にかけたいこと
改めて、では何のためにデジタル化、効率化を目指すかですが、事務仕事にかかる時間を減らすためというのを意識してはどうでしょうかとご提案することが多いです。
誰かがラクしたいからとかルールで決まったからではなく、その仕事を効率化、つまりかかる時間を減らせることでその時間を別のことに使えます。
経理の仕事であれば時間が生まれれば新しい事業の必要経費の確認や事業計画、数値化のサポートなど、取引を帳簿に起こすだけの仕事から一歩進めることができそうです。
結果的に事務仕事の手間が減り楽になるということが期待できますが、あくまでそのためではなく時間を軸に考えてみてください。
そのなかで非協力的な従業員なども出てくると思います。
配慮することはあってもそこに合わせると結局何も変わらないことになりますので、どこに合わせるかは気にかけておいた方がよいです。
デジタル化や効率化も新しいことになりますので、保守的な処理を望み変化を嫌うひとは一定数どこの組織にもいます。
まとめ
業務のながれでどこが詰まっていてそこを綺麗に交通整理するとうまく流れていくかを意識してしてみることをおすすめしています。
そのうえで今その業務にかかっている時間を計測し、結果どうなったか、というのを記録しておくと成果としても良い指標になるのではないでしょうか。
