こんにちは京都の若ハゲ税理士ジンノです。
資金繰りが厳しい、そうおっしゃる中小企業の社長さんはやはり多いです。そんなときに一言声をかけてみるのが売掛金の入金チェックはまめにやってますか？ということ。
資金繰り改善のひとつとしてこちらでできることが売掛金の入金チェックです。
売掛金の入金チェックとは
資金繰りがなんとも厳しいな、そういうことは中小企業であればありえることで、月末におカネの工面をすることは精神的にもきついことです。
支払が重なると残高が足りなくなるのではないか、という恐怖感が湧いてきます。
中小企業の経営者の方とお話をしていると多かれ少なかれこの資金繰りへの懸念というのはみなさん抱えておられてなんとかしたいなと思っておられることが多いです。
資金繰りとは入金と出金をコントロールして残高が大きなマイナスにならないようにすることがまず第一です。入金と出金のふたつです。
出金だけを見ているとそれはタダのお小遣い帳のような形になってしまいます。
ご相談があったときに支払管理はきちんとしているんです。それはなぜかというと、もし支払いをしない、遅れるということはビジネスにおいて非常に信頼を損ねるからです。
信頼関係が構築できていないときには掛取引や手形取引は行えず現金取引が求められることがありますが、キチンと支払うかどうかわかならいと相手に思われている可能性があるということです。
キチンと期日までに支払いをして、それを積み重ねることで信頼関係が生まれます。
一度でも遅れてしまうことがあるとやはり相手の信用を崩してしまいかねません。
では入金の管理はどうかというと、意外と見ていない経営者がいます。
おおらかなタイプの社長さんに多いのですが、いつ付の売掛金の回収が2か月遅れているみたいですけど、とお伝えすると「え？気が付いてなかった」みたいなことがときおり発生します。
支払管理はできているのですから入金管理もこまめにチェックしましょう。
入金の管理は帳簿上ではやりづらい（売掛金の入金期日を摘要に入れるなどする必要がある）のですが、請求管理が会計ソフトで紐づいている場合には入金期日が過ぎているものがアラートで注意喚起されます。
こういった機能を使うこともよいでしょうし、入金期日リストを作っていつ入金になるか、またなったのかをチェックしておきましょう。
販売管理システムを使って管理をしている場合にも期日管理が備わっているケースが多いので、入金の確認はそちらと銀行口座の照合（できればネットバンキング機能があると即時に確認できます）を用いて行います。
催促することは恥ずかしいことではない
入金が期日までになければまずは入金確認を相手方に依頼をしましょう。うっかりしていたこともあるでしょうし、着金日のズレによるかもしれません。
電話で伝えづらければメールでもなんでもいいです。ちゃんと入金されているか見ていますよということが相手に伝わることが大事です。
催促することについてとかくネガティブに感じる経営者の方がいらっしゃいますが、その必要は全くないです。
自分が債権者側で既に納品またはサービス提供が完了しているわけですからしっかりと催促してよいものです。
そのうえで、相手方に事情があり分割や遅れることになりそうなのであれば分割払いについての念書、覚書、合意書を結んでおきましょう。
いついつまでにいくら、いくら、という支払スケジュールを詰めておくことはお互いに必要ですし気に病む必要もありません。
このスケジュールなら大丈夫かしっかり話をして書面に残しておきます。
またそれと合わせて資金繰りへの影響が大きいのであれば借入も検討しておきます。
できることをしっかりやれば後は待つだけですのでそこまでは踏ん張りどころです。
もし締結した合意書や念書の通りに支払がなされないのであれば法的措置も検討して行く必要があります。
お互いにボランティアでやっているわけではないでしょうからそのあたりはビジネスライクになってよいのではないかと考えています。
契約の段階でリスクを確認し低減する
契約の段階でリスクを確認しておくのはとても大切なことです。
契約書を締結しておくことはもちろんのことですが、取引の規模についても徐々に上げていくぐらいのほうがいいです。
可能であれば取引の前に帝国データバンクなどの情報を取得し、財務状況や取引情報に問題がないかはチェックしておきたいところです。
大きな取引先であればあるほどこちらが仕事の受注先になる場合には各種の書類（決算書など一式）の提出を求められますが、それは仕事の発注先で同じようにリスクがないかの確認をしているわけです。
もし心配なことがあれば少額からの取引を始める、決済の方法を現金からにするなどリスクを低減させる方法はあります。
契約の段階で口約束、つまりなぁなぁになって何か問題が発生すると会社のみならず、自社の取引先や従業員などにも影響がある可能性もでてきます。
最初のうち、複数回の取引を重ねて大丈夫そうだと思えるまでは慎重に対応するのがよいでしょう。
まとめ
資金繰りの話をするとまず支払は遅く、受取は早く、といわれることがありますがそれにも限度や程度というものがあります。
まずは入金と支払いが期日までに行われているか確認をすることが大切です。
相手あってのことですがキチンとしている取引先と継続してやっていきたいのは誰でもそうだと思います。売掛金の入金チェックは丁寧にやってみましょう。
