クラウド会計ソフトで税務申告を考えている個人事業主の方、フリーランスの方向けに初期設定や注意点等をお伝えしておきます。この部分をおろそかにすると後で修正することが大変になり、むしろ手間がかかってしまうケースもありますので、チェックしてみてください。
クラウド会計ソフトの初期設定
クラウド会計ソフトは便利ですし、使いこなせると今までの帳簿付けや会計の入力時間を大幅に減らすことができます。
そのため初期設定としてどういったことを入力するのか、また入力しないのかを確認しておくことが必要です。
まずはクラウド会計と相性の良い銀行口座やクレジットカードを使うということも必要になってきます。
例えばfreeeであれば楽天との相性があまり良くない時期もあり、今でも連携に時間がかかるケースがあります。
そういったものを使うよりかは例えば銀行口座であれば住信SBIネット銀行やGMOあおぞらネット銀行、PayPay銀行などネットがメインになっているクラウド会計ソフトと相性の良いネット銀行を使うというのも選択肢として考えてみましょう。
ゆうちょ銀行や他の都市銀行の口座も連携はできるのですが、やはりネット同士で連携が取れる方が相性としては良いです。
またクラウド会計ソフトは入力しないということを前提にユーザインターフェースが設計されていることなどもあり、特にfreeeやマネーフォワードについては入力しないで済ませる方法を初期設定として考えておく方が効率化につながります。
銀行口座は先ほどお伝えしたように連携をする、経費の支払いもクレジットカードをメインにして連携するということをしておくと、そのクレジットカードをクラウド会計ソフトに連携しておくだけで、効率化が図れます。
なるべく現金を使わない会計処理をしておくというのがやはり大事になってきますので、その辺の普段のお金の出入りからチェックをしておく方がクラウド会計の初期設定としてお勧めです。
もちろん自動登録設定などもできますが、そういったことの前にまずは会計ソフトと連携の良いものを使うということで、上流の部分を整理してみましょう。
チェック事項
クラウド会計ソフトを使っているフリーランスの方からのご相談で多いのは決算書や申告書のチェックです。
どういった部分を重点的にチェックしておけば良いかお伝えしておきます。
まずは入力やデータ連携した後に残高が正しいものになっているかの確認が入っているのと入っていないのでは全く精度が違ってきます。
フリーランスの方は入力したらそのままという状況が多く、チェックをしていないケースが圧倒的に多いです。
例えば現金であれば大幅にプラスになったり大幅にマイナスになっていたりすることがあります。
帳簿上の現金というのは事業用の現金がある状態を意味しますので、それが何百万円にもなっているとそもそもこの金額があるのかという話になり、お伺いすると結局この金額は間違いだということになりがちです。
残高が大きく膨れ上がっている場合やマイナス残高も基本的におかしな状況になっていますので、残高試算表で残高の異常値をチェックすることをタスクに入れましょう。
またデータ連携をしているものについては、銀行口座などは残高確認もできますので、帳簿上の残高と銀行の残高を確認してズレがないかをチェックしておくだけでも精度が違ってきます。ぜひいちどチェックしてみましょう。
重複しているものがないかのチェックもしておいた方が良いです。一方で経費にしていて、もう一方で経費にしていると同じものを二重に計上してしまっているケースもあります。
これは売掛金や売上も同じで残高がおかしいケースをよく見かけます。
これも残高チェックの流れの一環になるのですが、本来は売上なのに売掛金の入金として処理してしまったり、その逆に売掛金なのに売上として計上していたりすると売掛金の残高がきれいにゼロになりません。
消えてない部分に関しては、何か異常値が発生していることでそうなります。
まとめ
そのため私はお客様の会計チェックする際には、貸借対照表という残高を確認できる帳票から見るようにしています。
損益計算書のほうももちろんチェックはするのですが消費税や二重計上の確認が主になっており、残高のチェックをするのは貸借対照表を見ることで行います。
このチェックが入っているかどうかで帳簿の精度は大きく変わりますので、入力したらチェックをする。データ連携をしたら残高をチェックするということを忘れないようにしましょう。
