フリーランスの方のスポット相談を受けていると未収、つまり売上の回収ができていないことがあります。どうしたらよいか相談をいただくこともありますので整理しておきましょう。
未収の確認はタイムリーに
未収の確認ができているかどうかお伺いすると出来ている人と出来ていない人とはっきり分かれる傾向です。
出来ている人は日々の帳簿付けや経理をスケジュールを組んできちんとできているケースが圧倒的です。
というのも経理のプロセスとして、業務完了納品等→売上の請求書発行→入金確認、という3段階があり、入金確認は通帳等を確認しないとわからないからです。
ネット口座を使っている場合には入金のメールが届くことがありますがどこからいくらかは確認の必要があります。
またネット口座ではない場合には通帳の付け込みからやる必要がありますし、通帳記入→帳簿付けというプロセスが増えます。
そのため、こまめにタイムリーにやっていないと入金があったかどうかがわかりません。月末入金期限に請求書を設定している場合には月初に通帳を確認できていないとそもそも入金しているかどうかも把握が困難です。
経理がこまめにできている方はこの辺りのスケジュール管理なども丁寧にできているため、未収の把握がきちんとできていることが多いのです。
反対に未収の管理ができていないという方の場合はそもそも経理が出来ていないことが多くそのため未収があったかどうかがわからなくなります。
未収管理のためというわけではないですがタイムリーに把握しようと思うとこまめに経理・帳簿付けが必要、ということは意識しておくのが良いでしょう。
請求した売上について期日までに入金がないことが未収になりますから、実際に未収を確認したときにどう対応すればよいでしょうか。
未収があった時の対応
期日を過ぎた未収を発見した場合には必ず先方に確認依頼の連絡をしておくのが望ましいです。
出来れば期日を過ぎた翌日には素早く連絡しておくのがおすすめです。
先方で忘れてしまっている可能性もありますし、銀行手続き的に間に合わなかったケースもあるかもしれません。
ただ連絡を入れておかないと相手方でこの人は払わなくても何も言ってこないと認識される可能性があり、今後のビジネスにおいても良い影響はないでしょう。
そこは良い人をやめたほうがいいです。
ボランティアでやっているわけではないでしょうからきちんと回収してこそのビジネスです。逃げ得にさせないようにはしておきたいですね。
多くの場合は払い忘れ、払い漏れに起因していることが多いようですので連絡を入れてすぐに対応してもらったらそれでOKでしょう。
連絡が取れない、返事が来ても対応してもらえない、という場合にはその取引相手の仕事はストップすべきです。
その旨を伝えつつ次のステップに進むかどうか検討しましょう。
次のステップとしては金額によっては少額訴訟といって裁判所に支払いを命じてもらう申し立ても検討したいところです。
出来ればそこに至るまでに解決したいところです難しければそういう相手だと思って、残念ですが対応するほかありません。
ちなみにChatGPTに支払いが確認できていない場合の先方への連絡メールの例文を考えてもらったので参考にしてみてください。
先日お送りしました請求書 [請求書番号] に記載の報酬の入金についてご確認いただけましたでしょうか。期日が過ぎてもまだお支払いの確認が取れていないため、念のためご確認をお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、早急にご対応いただけますようお願い申し上げます。もし既にお支払いを済まされている場合は、お手数ですが振込明細書などのご確認をお願いできれば幸いです。
ご不明点や問題がある場合は、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
支払いが滞った場合に取るべき対応についても聞いてみました。
1. **再度の催促メールを送る**:
– 初回の催促に対する反応がない場合、さらに丁寧かつ強い口調で再度催促のメールを送ります。具体的には、支払いが遅れている理由の確認や、具体的な支払い期限を設定することが考えられます。
2. **電話や面談でのフォローアップ**:
– メールでの催促に反応がない場合は、電話で直接確認するのも有効です。相手の担当者に連絡を取り、状況を確認し、早急な支払いを促すと良いでしょう。
3. **内容証明郵便の送付**:
– それでも支払いが確認できない場合、内容証明郵便を送付し、法的に支払いを求める意志を示します。内容証明は郵便局で発行でき、支払いの要求が公式なものであることを証明します。
4. **契約書の確認と法的措置の検討**:
– 契約書に支払い遅延に関する規定がある場合は、それに基づいて対処します。必要に応じて、法的手段を取る前に、弁護士に相談することをおすすめします。
5. **弁護士への相談**:
– 支払いが引き続き滞る場合、弁護士に相談し、法的措置（例えば、民事訴訟など）を検討します。弁護士からの正式な通知があると、支払いがスムーズに行われる場合もあります。
6. **取引先との関係の見直し**:
– 今後の取引に支障をきたさないよう、取引先との関係を見直すことも検討します。場合によっては、契約の見直しや、新たな契約の締結時に条件を見直すことも必要です。
これらの対応を順に進めていくことで、支払い問題の解決に向けて動くことができます。状況に応じて、適切なステップを選んで対応してください。
まとめ
未収の把握はタイムリーにこまめに経理しておいて、実際に発生したら事務的に連絡して反応を待つのがよいでしょう。
誰でもうっかりはあるものですからそのあたりをどう線引きするかはあなた次第です。
もし連絡しても支払いがない場合、対応がない場合には少額訴訟も含めた対応に進んでいくかどうかよく検討しましょう。
