運送業や建設業のかただと事務仕事が苦手というケースは比較的よく見かけます。
帳簿付けも苦手にしておられることがあり、とりあえずこれで良いかという内容で申告をしてしまってあとで税務調査がはいり修正することも。
難しく考えすぎずに何をもらえばいいのか、何を渡せばいいのか、というところからはじめてみましょう。
相手からもらうもの
相手から何をもらうのか、例えば経費の支払いがあったとします。
運送業や建設業だと人足や外注、業務委託で仕事をしてもらっている人に対して支払いがあるでしょう。
仕事を取ってきてそれを割り振る、というのが仕事のケースです。
割り振った相手に今日の分とか今月の分、といった形で支払いをするはずです。
この支払の時に相手からもらっておきたいのが領収書やレシート。モノを買ったときとイメージとしては同じです。
支払いの中身がわかるようにしておきたいのでそういったお金を渡した相手からもらうものを保管しておきます。
これをもとに帳簿をつけていくので大事なものだと考えてもらうのがよいでしょう。
ただし相手からつねに領収書やレシートが発行されるというわけでもないです。
特に人足代、外注工賃のような形で支払をする場合には相手に用意がないケースもあるので、こちらで準備しておいてあげるのも選択肢になります。
例えば通い帳のような形で用意しておくとか。
支払いをする側で冊子のような形で用意してもいいですし、ノートや紙でもよいです。
そこに受取人の名前や住所、連絡先と金額を書いて受取のサインをもらっておけばいつ誰にいくら払ったかがわかります。
難しい言葉でいうと「取引の内容を明らかにしておく」ということです。
帳簿付けのことなどをまずは横に置いておいて、支払をしたらその金額や相手がわかるように記録をしておくというイメージでよいので、まずはそこから取り掛かりましょう。
相手に渡すもの
支払うものと交換で領収書やレシート、支払った記録を受け取りますが、反対のことも起きます。
つまり相手に渡すものがあるということです。
取引の相手に売上を請求するときには請求書を発行しますがそれは受ける金額をわかりやすくするためです。
そのための契約書であり請求書でもあるといえるでしょう。
相手に渡すものとしては請求書、金額を受け取った場合には領収書も場合によっては発行します。
相手方に渡すものは売上の前にモノであったりサービスであるわけですが、自分が支払いをするときの反対のことを考えてみてください。
また消費税の処理の関係で請求書がインボイス登録している内容かどうかも確認する事項が増えています。
相手に渡すものも控えを用意して記録として残しておきます。
特に消費税のインボイス登録をしている場合にはこの辺りの整理、保管、記載事項がインボイス前と変わってきていますのでよく確認することが必要です。
支払いも受取も取引ですがその内容を分かるようにしておくのが経理事務の第一歩です。
こういったお金の管理、請求書や領収書などの整理などを経理事務といいます。
まとめ
何かしらの記録がないと帳簿付けも難しくなりますし税務調査でも証拠がないと説明がしづらいです。つまり不利になることが予想されます。
修正申告をすることになると余計な税金（無申告加算税、延滞税、過少申告加算税、場合によっては重加算税など）を払うことにもなりかねないので、そういうことを防ぐためにもお金のやり取りの記録をまずは残しておきましょう。
税理士に依頼する場合でもこういったお金のやり取りの記録が決算や申告で必要になってきます。何もないところから生み出せるわけではないので、そこを意識しておくのがよいです。
最初は手間に感じるかもしれませんが事業の一部分ですので慣れるまでコツコツやってみましょう。
