経理事務のサポートをしていますとデジタル化したい、というご相談をいただくことがあります。
会計ソフトの変更も含めて検討するわけですが急激に変化させるとついていけなくなってしまいますのでひとつずつ少しずつ経理事務を変えていくのがおすすめです。
デジタル化のキッカケ
デジタル化、経理事務の効率化をご希望される背景にはいろいろとあり、最初のヒアリングでお伺いしています。
社長の問い合わせが多いですが例えば2代目、3代目の社長が現場を変えたいと思うことはよくあります。
京都だと長く続いている会社が多いので余計にそういうことがあり、経理の現場は先代からメンバーが変わっておらず仕事のやり方含めて聖域みたいな感じのことも。
今までと同じやり方をしていて不都合がないなら良いですが、この事業環境が日々変わっていく中で時間をかけて取り組むことは取捨選択したいものです。
また税理士変更案件というのはときどきあるもので、その際に会計ソフト変更が必要ということも。
会計ソフトによっては税理士事務所を通じて契約しているものなどがあり、税理士の顧問契約が解約になると会計ソフトも解約になる、ということがあります。
そういった場合にはご希望や会計ソフトでやりたいことを含めてご提案することになりますが、デジタル化にご興味を持たれるケースもチラホラと。
ただしその際にも性急な急速に変化させると担当しているスタッフが付いてこれなくて最悪の場合退職したりということもあり得ます。
なのでデジタル化といっても時間をかけて取り組む必要があるということを共通認識として最初にお伝えしています。
ヒアリングでゴールを明確に
デジタル化に取り組みたいという場合にふわっとスタートしてしまうとふわっとしたゴールになってしまいがちです。
なのでご希望があった場合でもすぐにシステム導入するのではなく、どういう部分に課題があるか、どういう状態にしたいか、ゴールを明確にしておくことが重要です。
例えば請求書が届いた後の処理がとても煩雑で工程が多く処理に時間がとてもかかっている、という場合。
こういった場合にはどれくらいの時間が実際にかかっているかをまずはプロセスから棚卸していきます。
そのうえでどういったツールがよさそうかを選んで導入していくという流れです。
導入の際には仕事の仕方が変わるわけですからその部分を担当するスタッフのサポートをし、作業の時間減が目標ならどれくら時間が減ったのかの計測もします。
こういったことの積み重ねで変えていける部分を変えていくと、こうありたいという目標に近づいていきます。
特に時間の部分は目に見えて短縮して効果を実感しやすいです。
その分ほかの業務に時間を割けることが期待できますし、効率化の最たる効果ですので時間計測はおすすめです。
経理の効率化、デジタル化にはツールが必要ですがクラウドツールも多いので、実際の運用を始めると会計ソフトがクラシックだと物足りなさを感じる可能性があります。
クラウドのもの同士というのは相性が良いことが多いので、クラウドツールを使えるならクラウド会計ソフトにしたい、というのは自然な流れです。
クラウド会計ソフトが導入できればクラウドツールとのデータ連携や、データを取り出して加工成形して取り込むなどもやりやすくなります。
試算表や月次決算、本決算などのスピードがあることも多いのでそういった副次的な効果も期待できます。
まとめ
クラウド会計ソフトを含めてクラウド型、クラウドを活用できるツールは経理事務関係ではどんどん出てきています。
こういうことをしたい、そのために経理事務を変えていきたい、という場合には出来ることが結構増えてきていますので希望に合わせて検討してみましょう。
