フリーランスのかたのサポートをする機会があると現金勘定がマイナスだったり、大幅なプラスだったりとホントかなという状態のときがあります。
私自身がやっている「現金」を使わない経理についてお伝えします。
帳簿上の「現金」は「事業用の現金」、管理が必要
会計ソフトで現金という項目を使うときは事業用の現金を使っている、ということを意味します。
事業用の現金なんか置いてないよ、というフリーランスのかたも多いかと思いますが、普段のお財布から使った現金は「事業用の」現金ではないはずです。
会計ソフト上で現金の項目を使って経理してしまうと、プライベートの現金と事業用の現金を分けて考える必要があります。
簡単に言うと事業用のお財布とプライベート用のお財布と分けてます、ということになり管理の手間がかかるわけです。
家計簿をつけている方はイメージしやすいですがプライベートのお財布に預金から引き出したり、また使ったりしたときには出納帳といって出入りをチェックして記録をしていますよね？
その処理が「事業用の現金」にも必要になってきます。
現金商売の場合にはここの管理は大切になりますが、そうじゃないかた、売上を現金で受け取っていない方は支払いも現金でやらない、ということが工夫して出来るようになります。
現金という項目を使わないためには、普段から現金を使わないことが大事です。
支払いの手段で事業用とプライベートを使い分けするのもおすすめです。
現金を使わないようにする経理
とにかく現金を使わないような工夫を考えてみましょう。トレースしやすいというのは経理においては重要性を増します。
売上の受け取り
売上の受け取りは現金で行わなくて済むような方法を考えてみましょう。
銀行口座への振込がオススメで、事業用の口座を準備しておいてそれをネットバンキングで連携できる経理の手間がぐっと減ります。
また売上を計上する前段階で請求書を発行する際にも会計ソフトと連動できる請求書発行のソフトウェアか、クラウド会計ソフトで用意されている請求書発行システムを使うと効率的です。
請求書をExcelで作ってそれを取り込んだりいちいち入力するのは手間がかかります。
請求書のソフトウェアやシステムで請求書を発行すると、システム連動させて売掛金の仕訳入力が簡単に行えます。
入金は銀行口座がデータ連携していると取り込みだけで通帳の情報を入力する必要がありませんので便利です。
請求書発行という上流部分から見直してみましょう。
振り込みよりもクレジットカード決済を好まれるケースもあります。
クレジットカード決済も現金を取り扱わないのでその手間を考えると私自身は受け入れています。
クレジットカード決済ですとsquareかstripeが使いやすくて便利です。
経費の支払い
売上の受け取りよりも経費の支払いのほうが現金を減らすことをより意識したほうが効果がでやすいです。
私自身は現金では経費の支払いをしませんし、キャッシュレス決済でも経費の支払いをしていません。
現金とキャッシュレス決済はプライベートの支出で使うルールにしています。
もし仮にスタバで打ち合わせや仕事をしていてモバイルオーダーを使った、ということであれば決済情報のメールが届きますのでそこから経理をしています。（マクドナルドのモバイルオーダーも同じく）
なので現金やキャッシュレス決済を事業用で使わなければレシートを減らせます。
あとは経費の支払いは引き落しか自動振替、クレジットカードでの支払いにしています。
公共交通機関での移動がある場合には交通系ICカードを会計ソフトに連動できますし、チャージもクレジットカードから行う設定にしておきます。（この際には交通費以外では支払いをしないというのもポイントです）
クレジットカードも2枚あると、事業用とプライベート用で分けれますので経理上はラクです。
まとめ
ラクできる方法を取るのは別に問題ないですし、総勘定元帳、仕訳帳、決算書という結果が整っているもの、きちんとしていれば途中はいくらショートカットしても適切に処理されていれば問題ないです。
ショートカットできる工夫を少し考えてみましょう。
