会社のツールをオンライン化する、ツールを導入することについて相談をいただくことがあります。
メリットやデメリットもありますが「何のために」という部分にしっかりフォーカスすることをお勧めしています。
オンライン化のメリット
いろんなことをオンライン化できるようになりインターネットの恩恵を受けています。
税理士業務で言いますと電子申告は結構普及していて申告の多くがオンライン化されています。
以前は提出用、控え用と紙で印刷して申告書等を準備し、なおかつ紙提出の場合は以前は税理士も納税者も押印が必要でした。
オンライン化されることこの辺りに事務手続きが省略され、税理士証明を電子で行うだけで申告書の提出ができてしまいます。
税理士が関与していない場合でも所得税の確定申告はマイナンバーカードをスマートフォンやカードリーダーで読み込んで電子署名をすることによりオンラインで提出ができます。
連絡手段という点でいうと電話やFAXがメールやチャットに置き換えることができます。
またデータのやり取りとしてはDropboxなどの共有ツールで資料をやり取りすることもできるようになっています。
中小企業で最近増えてきたのは紙の手形から電子記録債権への切り替えです。
手形自体は古くから商取引用のツールとして利用されてきましたが、最近は手形をなくす方向で話が進んでいます。
紙の手形はその保管や期日管理、作成にあたっても印紙の貼付などいろいろと手間がかかり工数も実は多いです。
手形を受け取る際も割引するとかしないとかいろいろあり、新しく設立された会社ではあまり見かけなくなりました。
社歴の長い製造業などではいまでも手形をお見掛けすることがありますが、それがオンライン化で紙のものを発行しない債権として利用が増えつつあります。
好きなタイミングでまた分割して割引したりできますので便利なわけです。
お客様との面談や打ち合わせも特にコロナ禍の前ですと直接の対面が圧倒的に多かったのですが、コロナ禍も相まってオンライン会議システムのzoomなどを使うことがとても増えています。
オンライン化することで紙の資料を減らしたりなくしたり、またデータのやり取りが即時になったりと便利なことがツールに応じていくつもありますが、ただデメリットももちろんあります。
オンライン化のデメリット
インターネットにつながっている状況が前提となっているのでまずネット環境が必要です。
ネット環境が必要ではないビジネスも中にはあって現状仕事場にネットがつながっていないということもあります。
また年齢ひとくくりにするわけではないのですが60代ぐらいからそれ以上の経営者の方ですとスマートフォンやパソコンが苦手なケースもあります。
上記でお伝えしたメリットの部分で使用するツールはスマートフォンやパソコンがないと利用できません。
こういったことの準備から始めることを考えると億劫に感じることもあるでしょう。
ツールを導入したからといってすぐに使えるようになるわけでもありません。
クラウド会計ソフトとインストール型の会計ソフトではゴールは一緒ですがプロセスが大きく異なります。
道順が違うわけですのでそれを習得するまでに時間を要するケースが多く、苦手に感じてしまうと一気にやる気が削がれてしまうことがあるからです。
オンライン化するにあたっては初期投資も必要ですし、そのツールに慣れるまでの時間も必要というのはデメリットと考えられます。
慣れてきて仕事が効率的に進むとそのかけた分の時間以上に仕事の時間を短縮することも可能です。
そこまで辛抱強く取り入れられるまで取り組めるかがカギになります。
なんとなく導入すると失敗する、かも
例えばあるツールを導入したい、というご要望というかご相談をいただくことがあります。
税理士は中小企業にとっては良き相談相手でもあり、反対にこういったことを相談するにあたってとりあえず税理士ぐらいしか相談する人がいない、という中小企業もまだまだあります。
ツールを導入すればすべてが解決する、というわけではもちろんなくて自動的なものでもありません。
運用していく必要と最初のうちは設定などにも時間を要します。
何より考えておきたいのがどういうことを解決するため、スムーズにしたり円滑にしたりするためなのか、ということです。
なにやらchatツールがよさそうだからということでSlackを導入してみよう、となっても誰も使わない可能性もあります。
それよりも社内の連絡ツールとしてもう一段階便利にしたいとか、ホワイトボードでの管理ではなくそれをオンラインに落とし込みたいとか。
社内のみなのか社外も絡むのか、そういったことも関係してくるわけです。
何のため、どういったことを解決するためかをまず考えてみて、それを解決できるのがオンライン化やツールなのであれば導入するかどうかを検討する、という流れがよいです。
まとめ
オンライン化やツールのご相談を顧問先の社長さんなどからいただくことも実はそれなりにあります。
便利にしたい気持ちは尊重しつつ何のためか、というところはしっかりお伺いして熱量が高いうちにやり始めることも多いです。
オンライン化することが効率化にもつながることがたくさんありますので、課題があって可決できるならトライする方向で検討してみましょう。
