帳簿をタイムリーにつけることの重要性を実感する場面とは

月次試算表＝月次決算をタイムリーに把握することで次の経営のアクションにつなげている経営者の方もいらっしゃるかと思います。これは内部的な試算表の活用です。

では外部的なことで試算表が必要、帳簿付けをタイムリーにすることの効果があるかというとこの2年のコロナ禍で重要性を実感することが増えてきました。

どういった場面でタイムリーに帳簿を付けることの重要性を再認識するか整理してみます。

 

給付金等の申請時

この2年間ほど、新型コロナウィルス感染症の拡大が経済に大きく影響してきました。それに伴い政府や自治体などから各種給付金での支援がありました。

 

いま現在も事業復活支援金の申請期間となっていますが、これまで以下のような給付金、助成金などがあります。

など。

 

これらの受給要件として帳簿の提出、確定申告書の提出があります。

 

売上等の確認を通して受給要件に合致するかを確認されるわけですが、普段から帳簿を付ける習慣がある法人や個人であれば困ることは少なかったと思います。

 

反対に普段全く帳簿付けをしていなくて申告の前に一年分まとめて自分でやっていた方は、まずご自身が要件に該当するかの確認の前段階で帳簿付けが必要です。

 

また税理士や記帳代行会社に帳簿付けを依頼するいわゆる記帳代行により帳簿作成をしているケースもあるでしょう。

 

この場合もタイムリーに帳簿が作成されているかどうかはケースバイケースです。

というのも私の事務所でも資料をお預かりして帳簿を作成する業務がありますが、資料が届くタイミング、そしてその資料に漏れや抜けがない状態ということがあって初めてその対象月の帳簿作成が完了するからです。

 

お互いにスケジュールの認識というか、いつごろまでに試算表を確認したいという部分がすり合わせ出来ているとよりタイムリーになるでしょう。

 

こう考えるとタイムリーとひとことで言っても様々あります。

具体的には先月分の帳簿、試算表がどのタイミングで仕上がってくるかが大事です。

 

ただ、帳簿付けのタイミングが早いとその分不確定な要素があって、正確性は落ちます。

 

何のための帳簿付け、試算表の高速化なのか、本当にそれが必要なのか、というのは考えてみるのがよいでしょう。

 

お互いのタイムリーがいつなのか、という部分は記帳代行を依頼する場合にはある程度すり合わせて認識を合わせておくのがよいです。

 

普段から試算表で何かを判断していないということであればそれもまた経営者次第ですのでタイムリーな試算表、帳簿付けは無理強いすることはありません。

 

融資を受けた後のチェック

経営者や事業主の方で初めて事業用で借入をする、融資を受けるという方もいらっしゃるかと思います。

 

おカネを借りるという点では住宅ローンと同じと言えば同じですが、事業用の借り入れかどうかは大きな違いです。

 

事業用に融資を受けた際にはその後のチェックが行われることになります。帳簿付けがされた結果の試算表の確認が定期的にあるということです。

 

創業融資であっても通常の融資であっても、少なくとも決算の時に財務内容などを金融機関から一通り確認されます。

 

これはなぜかというと金融機関からすると、貸したおカネがちゃんと返済されるかが一番大事だからです。

 

またコロナ禍のなかで融資についても柔軟に対応されてきた面がありますが、融資の目的と違う部分におカネが流れていないかという部分もチェックされます。

 

このあたりの融資後のチェックを全く考えていない人、甘く考えている経営者は事業が赤字でもなんとかなると思っている節があります。

 

なんとかなることもありますが何とかならないこともあるわけです。

いきなり融資打ち切りで全額引き上げ回収にかかられることはそう多くはないでしょうが、赤字であれば少なくともどう改善するつもりか説明を求められます。

 

また融資目的外の資金の使途の場合には最悪の場合は新規の借り入れ停止で全額回収される可能性もあります。

 

借入金の元本は利益から返済することになりますので、赤字だと返済能力が著しく低下していると基本的には見做されます。

 

仮に融資を受けた年がやむなく赤字決算になったとしますと、その次の年からは試算表を求められる頻度が高くなるケースが多いです。

 

年一回でよかったものが四半期でお願いされたりし始めると、おカネを貸した金融機関としてはもう少し注意深く様子を見ようという姿勢でみられているということ。

 

帳簿をタイムリーにつけていない事業者のほうがおカネや事業の収益性に対してゆるく捉えているケースが多いというのが個人的な印象です。

 

時折、金融機関の担当者に対して試算表を求められると怒ったり、信用していないのかと不満をあらわにする経営者のかたがいますが、彼らとしてもおカネを貸して返してもらうまでが仕事なので、大丈夫かどうかをチェックするのは当然です。

 

むしろ担当者から言われる前に試算表ができたら報告しておくぐらいのほうが良好な関係を築けることになります。

 

帳簿付けをタイムリーにするために必要なこと

自分で帳簿を付けている場合にはその頻度を上げるのが最も手早くできる方法です。

 

例えば毎週土曜日の午前中に2時間かけているのであれば、毎日20分にしてみる。

 

頻度を上げればその分タイムリーになっていきます。特に月をまたぐ場合などはそうでしょう。

 

また記帳代行を依頼している場合には、どのタイミングで帳簿付けが完了して試算表のいつの分が手元にある状態にしたいかの打ち合わせが大事です。

 

それに合わせて必要な書類のやり取りのスケジュールが決まってきます。

例えば毎月20日に前月分の試算表が欲しいとしましょう。税理士事務所に記帳代行を依頼しているのであれば帳簿付けの時間が当然必要ですので、19日に資料を渡しても物理的に無理な可能性が高いです。

 

15日で間に合うのか、10日じゃないと間に合わないのかなどはその帳簿付けの分量にも大きく左右されます。

 

また漏れなく資料をそろえる、渡すということもとても大事です。

クラウド会計を使っている場合などはデータを共有できますし、データ連携をしていると便利ですのでそのあたりも検討したいところです。

 

お互いの認識を一致させることが最も重要で、税理士事務所が一生懸命に帳簿付けをして試算表を作っても会社のほうであまり重要に考えていなければ意味がないですし、逆もまた叱りです。

 

もし帳簿付けを誰かに依頼しているのであればいつまでにいつの試算表が欲しくて、そのためにできることやるべきことの棚卸をすることから始めましょう。

 

まとめ

内部的なことでの活用もそうですがコロナ禍のなかで各種給付金などの申請にいついつ時点の総勘定元帳とか確定申告書とか求められる機会が増えました。

タイムリーに帳簿付けをしたほうがいいかどうか、またもしするならどういう手順、スケジュールを目指すのか。

そういったことを考える機会にできるとより会社の数字が活きてくる状況を目指せます。