こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
顧問契約の前に確認しておくことでお互いにやり取りについてストレスが軽減されます。
お客様によってはこういったツールを使いたいというご要望もありますし、こちらからもおすすめすることもあります。
状況に合わせたツールを使えると関わり方も変わってくるかなと考えているからです。
連絡手段のツール
連絡手段もいろいろとありますのでどういったものを使いたいかのすり合わせは必要です。
電話、FAX、メール、チャット、オンライン面談など連絡手段はいくつもありますが、どういうものを使いたいか、また使っているか。連絡ツールをどうするかは最初に詰めておいたほうがいいです。
電話じゃないとダメという場合もあるでしょうし、電話での連絡はあまりしたくないケースもあるでしょう。
チャットについては色んなソフトウェアがあり、ChatWorkなどがありますのでその種類も同じものだと使いやすいです。
最初に認識をすり合わせておくことで「なんか違うな」というズレが生じることを防ぎます。
連絡をしても連絡がつかないのは普段使っているツールじゃないからかもしれません。
普段はメールでの連絡を主にしているのにチャットでの連絡が増えてくるとそちらを見ていない可能性もあり得ます。
行き違いがあるとお互いに不安に感じるでしょうし、どういった連絡手段を使うかを事前に決めておくのがいいと考えています。
情報共有のツール
情報共有のツールもいろいろありますのでここも大事です。
顧問業務をする際には各種資料（請求書、明細書、レシート、領収書）などの共有が必要となってきます。
こういった各種書類をどのように税理士とお客さまとでやり取りをするかは税理士の仕事の進め方や考え方次第でも変わってきます。
原資資料をそのまま紙で預かる場合もあればスキャンしてデータでやり取りしたり、そもそもデータの資料についてはそのままお預かりしたり、いろいろ選択肢があります。
こういった時にどういう風に進めていきたいか、事業の中身によってはペーパーレス、ペーパーストックレスに出来ないケースもあるでしょう。
どこまでデータでやり取りできるかはビジネスの種類や状況、担当される方のITスキルにも依存します。
わたし自身はお客様とのデータのやり取りのメインはDropboxでのやり取りが多いですが、使い方をご説明するとみなさんスムーズに使っていただけるケースも多いです。
思い切ってやってみることも時には必要です。
通帳の写しやクレジットカードの明細書は可能な限り連携をしていただくようにしてお互いの負担を減らせる方向を目指します。
会計ソフト
会計ソフトもクラウド会計ソフトは便利な面もあれば今までの会計ソフトと異なる部分がありますので慣れるまでに時間と手間を要します。
ただしある程度使いこなせるようになると便利に感じていただけるケースも多いです。
だからといってこの会計ソフトじゃないと対応しませんということはしておらず、お伺いしながら状況ややりたいことに応じてご提案をしています。
ご自身が入力する場合には会計ソフトを使っていなければどういったものがいいか。また使っている場合でも変えようと思っているのかいないのか。
こういった会計ソフトの使い方や使い心地は人それぞれ感じ方が違いますので、可能であれば無料の期間を使って使用感を確かめてみるのもいいです。
特に会計ソフトはあとでアレ？と思っても変更するコストやストレスは結構ありますので慎重に判断したほうがいいでしょう。
税理士としてもおすすめはありますがその人の使いやすさの感じ方まではわからない部分ではありますので遠慮なく伝えたほうがいいです。
まとめ
税務顧問を税理士に依頼する際に認識をすり合わせておいたほうがいい部分を書いてみました。
お互いに良くしたいという思いは同じかと考えていますので、最初のうちにズレや違和感が生じないようにしておきたいですね。
