こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
フリーランスやおひとりで社長や士業をしている方と電話対応についてどうしているかの話になることがあります。
私が考えてやっている電話との上手な付き合い方を書いてみます。スマホを使っている方を想定しています。
電話がかかってくると困ること
勤めているときは電話に出てくれる人がいてつないでくれて、というかたも多いかと思います。
私はこれまでいくつかの職場を経験していますが中規模病院で医療事務をしているときには一日に何十件も電話に出て各部署やドクターの院内用PHSにつないでいました。
その後医療法人から税理士法人に転職した後はずっと電話をファーストで出てくれる事務員さんがいて自分が最初に電話を取ることがなくなります。
そしていまは自分ひとりで仕事をしているひとり仕事の状態ですのでもし電話がかかってきたら自分だけが電話を取る状態です。
電話がかかってくるかどうかは仕事の内容にもよるかと思いますが税理士業ですと税務署や官公庁役場、金融機関などからは基本的に電話での連絡です。
機密保持の観点もあるかと思いますがメールでのやり取りなどはありません。
あとはお客さまからの電話であったり、問い合わせの電話があることもあります。他には営業電話がかかってくることもときどき。
電話がかかってきて一番困ることが仕事の手が止まること、だと考えています。
電話をかけてきた人にはこちらの状況がわからないわけですので致し方ない部分でもあり、こちらが電話をするにあたっても同じことが言えます。状況が分かならいというのは大きなデメリットです。
そしてもし電話に出られないと折り返しをすることになるかと思うのですが、その際にスムーズにつながらずに何度もやり取りする可能性があること。
これはとても時間がもったいなく感じますし、税務署からの連絡だと一体どんな内容だったのか、着信があっただけでも気をもむことがしばしばあります。
意外と電話がかかってくると気が散ることが多いんだなとひとり仕事を始めてから感じることが増えました。
それは自分が電話をかけるときにも相手が感じていること、かもしれません。じゃあ自分にできることは何か考えてみましょう。
電話でのやりとりを減らす
電話を全く使わずに仕事ができる、という仕事の方もいらっしゃるでしょうがそうではない方のほうが大半です。
税理士でいうと税理士業をやっている限りは税務署からの連絡は電話できますので全く使わないというのも難しいでしょう。
であればなるべく減らせる方向に出来ないか考えてみたいところです。
他の部分で例えばお客様とのやり取りで電話をなるべく使わない、すくなくともこちらからは、というスタンスを持っておくことはどうでしょうか。
可能であればお客様にも電話を使わないで連絡してもらう方法を提案したり、もっと強く意識してもらうために契約前にその点をすり合わせておくこともアリでしょう。
税理士業に限って言うとお客さまからの連絡で電話じゃないとダメなぐらい緊急なことってそうそうないです。
電話を使うのは緊急の時だけ、お互いに。というスタンスをお客様と共有できると電話での連絡は減ります。
通知をなくす
スマホを手元に置いていて着信があるとやはり気になるものです。
そういうかたはスマホの設定で通知を切ってみるのがよいです。ただし、通知を切ったことを忘れて放置すると電話がかかってきたことに本当に気が付けなくなります。
スマホを触るタイミングがあったときに気が付けるようにだけしておけば大丈夫かなと。
私も前述の電話を減らすをやった後に始めたのが着信通知をなくすことでした。
他にもメールであったりLINEであったりの通知はオフにしていて、スマホを触るタイミングを決めてその時に確認をするようにしています。
頻度は人それぞれで設定すればよいかと思いますが私の場合は1時間に1回ぐらいが平均のペースです。
代行も使ってみる
今は私はさらに一歩進めて電話代行サービスを利用しています。
使い始めておよそ3ヶ月経つのですがしっかり電話を取ってくれていて助かっています。
簡単な要件も聞いてくれますし、サービスによっては着信があったこと、相手、伝言など要件をメールやチャットで知らせてくれます。
私はスマホで普段使う携帯番号とは別に番号設定をアプリでしています。（050の番号です）
このような場合でも転送ができれば大丈夫なことが多く、その電話アプリ内で転送の処理をかけれればだいたいの電話番号に対応できるそうです。
ちなみに私は転送の方法も無条件転送といって、スマホ内にも着信が残らない設定にしていますので電話があったことはメールでしかわかならないようになっています。
自分の会社名や事務所、個人名などで応対をしてくれて内容を聞き折り返しの電話番号も聞いてくれます。
それだけでも結構助かるなというのが正直なところで、スマホで着信通知すら確認をしなくなっています。
まとめ
電話との付き合い方をまとめてみました。
電話がかかってくること、また電話をかけることに対しての受け止め方は本当に人それぞれです。
ご自身の考え方に合った方法で試行錯誤しつつ仕事の環境をよいものにしていきましょう。
