こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
事業を始めた方は事業に使っている資金（現金と預金）の管理が大切になってきます。その際に使うことがあるのが出納帳（すいとうちょう）です。
出納帳を使ってみることのメリットなどをお伝えします。
出納帳とは
出納帳には大きく分けて2つ、現金の出入りを記録する現金出納帳と預金の出入りを記録する預金出納帳があります。
名前は違いますが金銭出納帳や銀行勘定帳などといった名称の帳簿も中身としては出納帳として同じです。
何が同じかと言うとおカネの出入りを記録するという点で同じです。現金なのか預金なのか、名称の違いなのかは置いておいてひとまず出納帳はおカネの出入りを記録するものなんだな、と覚えておきましょう。
幼いころにお小遣いをもらって几帳面な方だとお小遣い帳を付けていたかと思いますがイメージとしては事業におけるお小遣い帳です。
お小遣い帳をつけることで自分が何におカネを使ったか、また今いくら残っているかを確認したはずです。そもそもそのためにお小遣い帳を付けているわけですから。
事業においてもおカネの出入りを把握することがとても大事です。そのための出納帳で、かつては紙の帳簿を付けていました。
今はパソコンの機能が発達してきてExcelやクラウド会計により「手で書く」帳面の出番は減ってきましたが基本は同じ考え方です。
おカネの出入りと残高を把握するための役割があります。紙の場合も、データの場合もこういった感じで帳面を付けていきます。
残高をチェックすることが大事
残高をチェックすることが大事とお伝えしましたが、おカネの出入りが伴うところでは受け渡しで不備がある可能性があります。
おカネは払ったけど帳面につけていない場合には、現金の手許の残高と帳簿上の残高がちがうことになります。
例で言うと5月5日の普通預金からの補充を記載漏れしていた場合には、現金の実際在り高が帳簿上よりも25,000円多い状態となります。
こういった差異をなくしていくことで正しい帳簿の内容になっていきます。
紙の出納帳であればインターネットのショッピングサイトでもありますし、お近くの文房具店でも取り扱っていたりします。
パソコンが得意、Excelで入力することに抵抗がない、という場合にはパソコンで帳簿を作っていっても大丈夫です。
残高を確認し帳簿上と実際の在り高に差異がないようにすることを目指しましょう。
そんなに現金の実際在り高と帳簿上の残高にズレが生じるのかと思うかもしれませんが、現金の取扱量が多いと差異がでてくることがあります。
おつりの受け渡しの際に多く返したり、多く渡したりしてお互いに気が付かなければ帳簿とズレます。
これを防ぐために一番よいのは現金の取り扱いを減らすということです。思い切ってなくすことも選択肢に入ります。
フリーランスの方の決算を拝見していると、ときどき現金が何十万円になっていたり何百万円になっているのを見かけます。
こういった場合、実際にこの金額が手許にありますか？とお伺いしてもほぼ100％、「そんな金額は手許にない」という返答をいただきます。
でも帳簿上はその金額が残高になっているのでどこかが間違っているわけです。
また現預金の帳簿上の残高がマイナスになっていることがありますが、自分の財布の中身がマイナスになることがないのと同じく、どこかが間違っているのでその残高だ、ということです。
資金繰りの理解にも通ずる
この出納帳ですが事業者であればまずは自分でトライしてみてほしいことのひとつです。出納帳の形式を理解したうえで会計ソフトにトライするほうがより理解が深まります。
なにより自分の事業なわけですからおカネの出入りぐらいは最初のうちは把握しておきたいですよね。
また事業の規模が大きくなってくると違う悩みも出てきます。世の中の社長さんの悩みのひとつが資金繰りと言われており、まさしくおカネの流れ、出入りなわけです。
おカネの管理について出納帳で感覚を掴んでおくことは資金繰りを考えるうえでプラスにはなってもマイナスにはなりません。
残高をきちんと把握することから正しい帳簿の内容が把握できます。
またおカネの流れを勘ではなく数字という客観的なものを用いて観察すると、無駄な支出であったりをチェックすることができます。
一年に一度、決算の前後に支出の無駄がないか、よく見てみましょう。
まとめ
出納帳について解説をしました。おカネの出入りを把握するというのは帳簿付けにおいて最も大事なことです。
出納帳を自分でつけてみると意外な支出に気が付けたりしますし、資金繰りの理解が深まります。
