こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
フリーランスとして活動をしていると見積書を作成する機会もあるかと思います。どれくらいの費用がかかりそうかということを取引先が知りたい場合などには見積書を作成し提示をします。
この見積書には有効期限を設けておくことをオススメしていますが理由について解説します。
有効期限を設けたい理由
見積書に有効期限を設けている場合と設けていない場合とありますが、有効期限を設けることをオススメしています。
その理由のひとつめは期限設定をして状況の変化に対応するためです。
もし仮に有効期限がない場合、今すぐじゃなくても来月？半年後？一年後？どのタイミングかで連絡があるかもしれません。
見積もりをしたのは今この時点の状況を加味しての内容ですが一年もたってしまうと流石に状況は変わるでしょう。
相手の状況もですがこちらの状況も変わります。
相手さんはその有効期限が設定されていない見積書の内容や金額でお願いするつもりかもしれませんが、お話を聞くと状況が全然違う可能性もあります。
もっというとその見積書に記載した金額を発行した側でメニュー改定、料金変更があって受けられない可能性もあるわけです。
お互い様なわけですけれども、では有効期限を設定していない見積書を持ってこられて「イヤ実は金額が、、、」と言えるでしょうか？
言えるならばそれでいいんでしょうけれど少なくとも積極的に言い出しづらい方も多いんじゃないでしょうか。私も同じような場面に遭遇したら言い出しづらいと感じます。
でも有効期限を設定しておけば「この見積書を発行した時点とは状況が異なりますので再見積もりさせていただきます」とか「有効期限が切れていますので再見積もりします」と言い出しやすいですよね。
だって見積書に記載した有効期限内にご連絡をいただいてその金額で契約をしていないわけですから見積書をいまの状況に合わせて作り直すのは自然なことです。
価格交渉というのは結構なストレスに感じることもあるので見積書に有効期限を書いておけばその後について少し軽減されると思えばどうでしょう。
意思決定を促し次に進めるため
見積書に有効期限を設定しておきたいもうひとつの理由が相手の意思決定を促す効果があるからです。
独立するといろんな方と接する機会も多いですが、相手の意思決定に時間がかかるケースもあります。
こちらとしては意思決定があれば（契約になるか流れるか）良くも悪くも次に進められますのでよいのですが、見積書を出して反応がないというのが一番困ります。
有効期限を設定しておいて返事がなければ「有効期限が近づいておりますが進捗などいかがでしょうか？」と連絡をすることも可能です。
もしそういった連絡をしない場合でも有効期限が過ぎればこちらも一旦リセットして次に進めます。
相手にボールを投げてこちらに返ってくるのをいつまでも待っていられるほど時間が有り余っているわけではないでしょうから、こちらが次に進むためにも期限設定は有効です。
その部分はビジネスなのでドライに考えてもいいんじゃないかなと。
見積書発行はどうするか
いざ見積書を発行するときにはどうすればよいか、最後に確認しておきます。
まずはfreeeとマネーフォワードの見積書発行機能についてみておきましょう。
freeeには見積書の発行日は記載されますが有効期限を記載する箇所はあらかじめありませんので備考欄に記載しておきましょう。
マネーフォワードの見積書発行機能についてはデフォルト設定だと有効期限の記載箇所はありませんが、詳細設定で表示することが可能です。
もし気に入ったテンプレートがなければこれらを参考にしながらご自身で見積書をExcelで作っても良いでしょう。ご自身のスタイルに合わせて作っておけばずっと使えますので。
見積もりの相手先、自社の情報、見積内容、見積書発行日、見積書有効期限、こういったものを一通り書いておけば大丈夫で、こうじゃないとダメというものはありません。
有効期限の設定期間は例えば今月末にしたり翌月末というケースが多いですがご自身で決めておきましょう。
一番いいのは見積書ではなくてメニューと金額をオープンにしておくことだと私は考えていますがその件はまた別の機会に。
まとめ
見積書の有効期限を設定しておきたい理由を2つ確認しました。
- 期限設定をして状況の変化に対するため
- 意思決定を促して次に進めるため
見積書を発行する際には上記の点を考慮して有効期限を設定しておくことをおすすめします。
