フリーランス

請求書の作成方法、渡し方のパターン

こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

フリーランスの方にとって請求書はどんな風に出せばいいのか、郵送?メール?それとも手渡しがいいのか。Excelで作る?会計ソフトで?といろんな疑問を感じる方も多いかと思います。

パターン別に解説しますのでご自身の事業や請求の内容に合わせて作ってみましょう。

 

何で作るか

まず請求書をどのように作ればいいか確認してみましょう。請求書をもらったことがあればそれを眺めてみるのもひとつです。

 

いろんなパターンがありますが、必ずしもルールが決まっているわけではなく、以下のような内容が記載されていれば十分です。

  • 請求したひと(連絡先など)
  • 請求相手
  • 請求内容(金額、品目、数量、消費税額、源泉所得税など)
  • 振込先
  • 振込期日

 

請求書をもらった人や会社が見て分かりやすい内容になっていれば特に問題はありません。

時折請求書にハンコを押してくださいという場合もありますが、法律で決まっているわけでもないですし、効果としては偽造防止や確かに請求書をこちらで請求して発行しましたという確認の意味ぐらいなので、請求書にハンコがあってもなくてもその請求書自体に問題があるわけではないです。(いわゆる商習慣のひとつです)

 

最近の脱ハンコの流れもありますので、ハンコを必ず押印しなければいけないかは確認してみましょう。

ハンコを押す必要がなければ請求書発行の手間が減りますし、請求書発行そのものの手続きが簡略化できます。

 

請求書のひな型はインターネットで調べていただければたくさん出てきますが、クラウド会計ソフトのfreeeやマネーフォワードを使っている場合には請求書発行の機能が備わっていますのでそちらを使うのも検討してみましょう。

 

クラウド会計に備わっている請求書のシステムを使うことの大きな利点は請求書内容から仕訳を入力・登録してくれること、未収の管理がしやすいという2点です。

 

Excelで請求書を発行することももちろん可能ですが、クラウド会計を使っているのでしたら請求書システムを利用すると請求書発行→仕訳入力の流れが、請求書発行(仕訳入力・登録は自動)となります。

 

手間をいかに減らすかが効率化の第一歩ですので、請求書発行もラクを目指してみましょう。

 

クラウド会計ソフトを利用していて請求書発行機能があれば試してみる、クラウド会計ソフトを利用していなければExcelで作成、という方向をお勧めしています。

 

どう渡すか

請求書をいざ作成したらそれを請求先にお渡しする必要があります。渡す方法はいろいろありますのでどの方法で渡すか決めておきましょう。

 

紙で渡す必要があるのであれば郵送または手渡しの方法となります。

郵送の場合も自分で印刷をするのか、システムを使って郵送をしてもらうのか、という2つの選択肢があります。

 

自分で印刷をする場合には

  1. プリンターを使って印刷
  2. 押印の必要があれば押印
  3. 封筒に封入
  4. 宛名を書く又は印刷
  5. 切手を貼るか郵便局に持ち込み

という工数となります。

 

システムを使うというのはクラウド会計ソフトで請求書を作った場合には郵送代行をしてくれるケースが多いので別料金にはなりますがそこにお願いする。

Excelで請求書を作っている場合にはWebゆうびんという郵便局が提供しているサービス使って郵送することができます。

 

Webゆうびんを使って郵送する場合の工数は

  1. 請求書を作成しPDFで保存
  2. 押印の必要があればPDFの判子でデータ上で押印
  3. Webゆうびんにアップロード

これでWebゆうびん側でアップロードした請求書を印刷して郵送してくれます。

 

封筒を用意して封入し宛名を書いて切手を貼って、という部分をサービスとして受けられるということでかなり手間が省けます。

自分でやる時よりも手間は少ないですが費用は少しだけかかります。

 

自分で請求書を発行し郵送する作業にかかる時間と費用、サービスを利用して郵送してもらう時間と費用、比べてみて自分の時間が少しできる方法を選択してみてはどうでしょうとお客様にはお伝えしています。

 

紙に印刷をする必要がなければPDFデータなどでメールにて送信することも検討しましょう。

請求書は紙でなければいけないというのは商習慣のひとつではありますが、絶対守らなければならない法律のルールではありません。

 

普段からメールでやり取りすることが多い取引先であれば、一度データで請求書を送って良いか確認してみましょう。紙の請求書を受け取る側も、それを開いて支払いの処理をしてという手間がかかるものです。

 

意外とデータだと喜ばれることもありますので、思い切って確認をしてみましょう。

 

まとめ

請求書の作成の仕方は大きく分けて2種類

  1. Excelで作成する
  2. 会計ソフトの請求書作成システムを使って作成する

出来上がった請求書の発行の仕方は大きく分けて3種類

  1. 紙で自分で郵送する
  2. 紙でサービスを使って郵送してもらう
  3. メールなどでデータで渡す

2×3=6パターンになります。自分の時間、かかる費用、取引先の意向などを考慮してどの方法にするか考えてみましょう。

 

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ジンノユーイチ
ジンノユーイチ
京都市南区で税理士をやっています、ジンノユーイチ(神野裕一)です。 相続や事業のお困りごとを丁寧に伺い、解決するサポートをしています。 フットワーク軽く、誠実に明るく元気に対応いたします。