こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
フリーランスの方は独立して仕事を始めたら自分で確定申告をする方も多いかと思います。
売上は請求書から、経費や仕入れは請求書やレシート・領収書を元に計算をしますが、もらった領収書やレシートの名前が間違っていたらどうしますか？
そもそも領収書とレシート、どちらをもらえばいいでしょうか？
領収書の記載内容に間違いがあったら
事業に必要なものを購入したり、原材料を仕入れたり、また取引先と食事に行ったりしたら領収書を発行されることがあるかと思います。
領収書に宛名を書いてもらい受け取ってよく見ると宛名が空欄のことがあるかもしれません。
受け取ったその時に宛名を書いてもらえるのであればその場で書いてもらいましょう。この時には名刺を渡しておくと間違いが少なくて済みます。お財布に何枚か名刺を忍ばせておく、という経営者も多いです。
もし受け取った領収書の宛名が空欄で郵送等で受け取った場合にはどうしたらいいでしょうか？自分で領収書に宛名を書きますか？
書きたくなる気持ちはとてもよくわかりますが踏みとどまってください。あくまで相手方が発行するものなので発行された領収書に自分で手を加えることはやめておきましょう。
例えば名前が間違っていて神野が山田になっていればさすがに書きなおしてもらいますが、神内だとどうかというとまぁそのままにしておくと思います。
大事なのは自分が払ったことが分かるかどうかで、宛名が間違っている場合でも神野が支払ったことがなんとなく類推できるのであれば領収書の裏に付箋を貼って事情を記載しておけば大丈夫かなと。
上様と書かれていたり空欄の場合にも付箋などのメモで補足するようにしています。
これが仮に金額が間違っていたとしたらどうでしょうか？そのときには修正した領収書をお願いします。
帳簿に記載する自分が払った金額と証拠書類である領収書に記載された金額が違うわけですからおかしなことになります。
金額欄が空白の場合も同様で相手方に記載してもらうようにしましょう。日付についても付箋メモで補足するようにしています。
領収書を作成発行するのは相手方なわけですから原則としてそこに何かをこちらで書き加えることはしません。
余りにも間違っているということでしたらもう一度作成をお願いしましょう。
そして領収証をキチンと発行できていないということは他の部分についても管理が行き届いていない可能性もありますのでその相手方との取引も注意したほうがいいと私は考えています。
経費精算がある会社などでは経理担当者から指示があると思いますので基本的にはその指示に従いつつ、後で見返したときにわかるようにしておきましょう。
領収書VSレシート どっちをもらえばいいか
フリーランスの方からよくご質問いただくのが領収書とレシートのどちらをもらって保管をすればよいですか？というもの。
よくあるイメージで領収書をレジで書いてもらっている人がいると事業主や経営者かな？と思うことはよくあります。
では実際問題としてレシートと領収書、どちらをもらえばいいかというと基本的にはレシートで問題ありません。なぜかというと領収書だと何に支払ったのかわからないことがあるからです。
レシートというのは品目や税率、金額が基本的に細かく記載されていますので、診れば何を購入したのか分かります。
一方で領収書の場合はひとつひとつの品目について記載することがありませんので、まとめて「御品代」等と書かれてしまうとこの中身は何だろうか、となります。
後で見返したときに本人が覚えていればいいですが忘れてしまうと何を買ったか分かりませんよね？
領収書が多くて品代等と書かれているのを見ると品目を明らかにしてくださいと税務調査でしてきされたり、怪しいと思われることがあります。
逆の立場で考えると確かに品代とだけ書かれた領収書がたくさん出てきたら中身がなんなのか確認したくなる気持ちもわかります。
帳簿つけにおいても品目というのはやはり大事で何にいくらというのは帳簿をつけるときの基礎情報です。
では領収書をもらうシーンがあるかというと、レシートをもらえない時には領収書をもらっておいて補足事項は付箋メモで貼っておくのがよいです。なんでもかんでも領収書を貰わないようにしましょう。
ただレシートの記載内容も古いレジだと中身がわからないことがあります。そういう時はお手数ですが領収書の記載不備のときと同じように付箋メモで対応しておきましょう。
まとめ
領収書やレシートに不備がある場合には私は手を加えないようにしていて付箋メモで補足をするか、再発行をお願いするかいずれかにしています。
またレシートで帳簿作成については問題ないことが多いですし、領収書をやたらと貰うこともオススメしません。
大事なのは後で見返したときに自分がいくら何に使ったのか第三者（この場合は税務署のひと）が見てわかるようにしておくということです。
