帳簿付けをする際にレシートや領収書の共有がネックになるケースはあります。
今はいろいろなツールがありますのでご自身の状況に合わせてトライしてもらうのがよいでしょう。
スキャンがネックになっているかたは参考にしてみてください。
レシート・領収書をスキャンすることの効果
クラウド会計ソフトや一般的な会計ソフトでは帳簿付けをすることになりますが、いままではレシートを見て必要な情報を手で入力していました。
今でも一定程度そういう運用になっているところや残っているところはあるでしょう。
レシートをみて何を入力するか。
例えばこちらは私自身が支払った内容ですが、ここから判断すべきこととしては
日付、金額、消費税区分、支払方法、支払先、など。
こういった内容を手で入力するというのは意外と手間がかかるもので、いまはこうしたレシートや領収書を読み取るということが可能です。
そのため、レシートや領収書をスキャンして会計ソフトそのものに取り込んだり、記帳のためのソフトウェアに送ってということも選択肢になってきます。
また最近の生成AIの発達によりレシート読み込みのブラウザやアプリを自分で作ることで、そういった機能を自作するということもできつつあります。
ただそういったツールを使うにしてもまずはレシート・領収書という材料が必要で、そのためのスキャンでありデータ化です。
料理をするのに材料がなければ何も進まないのと同じで、帳簿付けの一環としてまずはデータ化について考えてみてください。
ではデータ化にあたってどういったことができるか、選択肢をお伝えしておきます。
データ化のツール
レシートの枚数にもよりますのでまずはレシートの枚数が少ないケースからお伝えします。
お手元のスマートフォンを使うのが便利です。
Googleドライブをお使いの場合はアプリでスキャンが可能です。
Googleドライブのアプリを開いてスキャンを選択するとカメラが起動して自動でレシートを認識して撮影してくれます。要はスキャンしてくれるわけで、以下のようになります。
このデータをどう料理するかはそれぞれですが、データまでできれば後工程はかなり楽です。同じことがDropboxのアプリでもできます。
枚数が少ない場合にはこういった運用でも十分にやっていけるでしょう。もしレシートの枚数が多いという場合にはスキャナーを使うのが選択肢になってきます。
ScanSnapはスキャナーの種類も豊富なので枚数が多いという場合には選択肢になってくるでしょう。
スマートフォンでのデータ化でもレシートスキャナーボードなどのツールを使っていくのもおすすめです。
まとめ
レシート・領収書のデータ化はご自身で帳簿付けをする、AI-OCR機能を使う、クラウド会計ソフトに取り込んで仕訳推測させるという工程の上流です。
データがあれば後工程は好きなものを使えばよいですので、その部分をいかに効率的にやっていけるかがポイントになってきます。
ご自身の状況に合わせてスキャンのツールを選んでみてください。
