会計ソフトに慣れていない方が帳簿付けをしようと思うと、結構な負担になるケースもあります。何より時間がかかります。
そういったことを解決するために、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った効率化を考えてみると良いでしょう。インポートはもちろん、エクスポートでも活用しやすいので、ぜひ検討してみてください。
インポートでの効率化
クラウド系の会計ソフトは、比較的Excelやスプレッドシートからデータをインポートしやすくなっています。CSVデータでも問題ありません。
直接会計ソフトに入力するよりも、かなり早く処理できるのではないかと思います。
例えばExcelやスプレッドシートだと、日付や金額をコピー＆ペーストするのがとても便利です。勘定科目コードや勘定科目名をそのままコピー＆ペーストできるのも便利なポイントです。
入力という観点で見ると、Excelやスプレッドシートのほうがスムーズなケースは一般の方には多いでしょう。
会計事務所のスタッフであればすごいスピードで会計ソフトを使いこなせる方もいますが、それはごく一部です。
普段あまり会計ソフトを触らない方にとっては、Excelやスプレッドシートのほうがなじみがありますし、操作もしやすいはずです。
会計ソフトへの取り込みを考える場合は、そのソフトが定めている様式でデータを用意する必要があります。
freeeやマネーフォワードはある程度柔軟に対応できて、日付・金額・勘定科目などの項目が揃っていれば、インポートが可能です。
弥生会計については少しテクニックが必要ですが、それでもCSVデータにしておけば取り込みができますので、トライしてみる価値はあります。
帳簿付けで時間がかかるのは、やはり入力の手間です。スキャンして取り込む方法もありますが、量が少ない場合はExcelやスプレッドシートに入力したものをインポートするほうが早いケースもあります。
実際、私の事務所でも入力の主な部分は会計ソフトではなくExcelで運用しています。
お客様からお預かりした資料やデータをExcelにアルバイトのかたに入力してもらい、私がチェックしてインポートするというフローです。
会計ソフトによっては、これで充分に帳簿付けができて決算まで進められるケースもありますので、ぜひ一度整理してみてください。
エクスポートも便利
会計ソフトでデータを管理・活用するだけでも充分ですが、エクスポート機能を使うとさらに効率化につながります。
会計ソフトはデータのエクスポートができますので、そのデータをExcelやスプレッドシートで加工してグラフを作ったり、視覚的に見やすい資料を作成したりすることができます。
会計データはそれほどデータ量が重たいものではなく、インポートも出力もしやすい状態になっていることが多いです。
Excelやスプレッドシートを普段から使っている方で、数字の管理やグラフ化をもっと進めたいという場合は、ぜひ会計データをExcelにエクスポートして活用してみてください。「意外と使える」と気づくはずです。
会計ソフト側で用意されている帳票はあまり視覚的に見やすい、捉えやすい工夫がされているとは言えない状況です。あくまで会計ソフトであって経営管理のためのものではないということでしょう。
グラフ化や見やすい整理をすることで、次のアクションにつなげるための情報が手元に揃います。インポートだけでなく、エクスポートもぜひ活用してみてください。
なお、インポート・エクスポートの機能を積極的に使うことを前提にするなら、柔軟性の高いクラウド会計ソフトがおすすめです。freeeは特にExcelとの連携が得意なソフトのひとつといえます。
まとめ
会計ソフトへの直接入力にこだわらず、Excelやスプレッドシートをインプットとアウトプットのどちらにも活用することで、帳簿付けの効率は大きく上がります。
慣れ親しんだツールで入力→会計ソフトにインポート→データをエクスポートして分析、というフローを取り入れるだけで、時間と手間をかなり削減できます。
まずは自分のやりやすい方法から試してみることが、経理業務を継続する一番の近道です。
