確定申告書や法人の場合は決算書などを郵送する機会は今でも少しあります。相続税申告書は紙提出のほうがまだまだ多いですし。
申告書等を提出するときの郵便事情について整理しておきます。
NGの提出方法
申告書は書類の内容として信書と呼ばれるものに該当します。
郵便局で聞いたところによると信書は中身を見たときに相手方の情報が分かるというのがざっくりとした認識でよいそうです。
郵便法第4条第2項で定義されている「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」という区分のものが信書です。
ゆうパックやヤマト運輸の宅急便はあくまで荷物を送る方法とのことですので信書を送れませんので注意が必要です。
郵便局だと普通郵便に提出方法を切り替えることになります。
おすすめの提出方法
申告書の厚み、提出する物の量にもよりますが私は基本的にレターパックプラスを使って申告書等を提出しています。
お客様のところで受取が難しい場合などはレターパックライトを使うこともありますが、基本的にいずれかです。
近年、郵便配達にかかる日数がかなり伸びており普通郵便だと近郊でも2～3日かかることがザラに増えてきました。
通信費付で申告書提出日としてもらえますが申告期限ぎりぎりに提出することリスク管理の点からは可能な限り減らしたいのと、いつ届くかがわからない追跡できない普通郵便でのやり取りは提出期限がある申告書を送るという点では不向きです。
急ぎのものを送るときにはレターパックプラス（赤いほうです）を使うと速達扱いなのでかなり早く届きます。
レターパックライト（青い方です）は普通郵便と速達の間ぐらいの配達速度の感じですが、追跡できるのでどのあたりにモノがあるかも把握できます。
相手に対面で受け取ってほしいものの場合にはレターパックプラスで、レターパックライトは基本的にポストインなのでそのあたりの違いもあります。
わたし自身は申告書を提出したりお客様に控えをお送りするときにはレターパックを使っています。
控えが必要な場合にはわたしの事務所の宛名だけを書いてレターパック未使用のものを同封しておくとそれを使って送り返してくれますので返信用封筒を用意しなくて済みますし便利です。
ただし、来年から税務署において控え書類に受領印を押捺しないということで話が進んでいますので今後の対応等にも注意が必要になってくるでしょう。
可能な限りオンラインで提出するというのが今後は良いとは思います。
紙を出すだけならwebゆうびんも
わたし自身は紙資料を出すだけのものであればwebゆうびんを使って提出することもあります。
ただ出すだけではあるのですが、こちらで印刷の必要もなく送付したい資料のデータをアップロードすると郵便局側で印刷して登録した宛名に送ってくれます。
アップロードするだけ、というのは便利です。
こちらで仮にレターパックで送るにしても、印刷、レターパックの準備、あて名書き、投函という工程が必要です。
アップロードだけだと工程はかなり減りますので送るだけの書類があるならwebゆうびんも活用をしてみてください。
まとめ
紙で資料や申告書を提出することはかなり減ってきましたがそれでもまだ一定数は残っています。
オンラインでの申告書等提出を推進するのであれば紙提出のものに押捺をしないことよりも、オンラインでの資料提出の範囲を拡大した利用料を増やしてくれると助かるのになと個人的には考えています。
それでも紙提出資料は全くゼロにはならないでしょうしほかに郵送するものもあるでしょうからうまく効率化しつつ対応していきましょう。
