フリーランス、スタートアップの法人にとって売上の管理はきちんとやっておきたいところ。
経費などの支払いは外部からの圧力（請求書が届く、引き落しされる）あどがあるため忘れないことが多いです。
一方で売上の管理はおろそかになりがち。販売管理ソフトを入れるかどうかを検討してみましょう。
昔ながらの売上管理の方法
昔ながらの事業者のかたですと帳面（ちょうめん）と呼ばれる◯◯帳をつかって売上や仕入の管理をしていました。
いにしえのモノが悪いという訳ではなく、昔のメインの方法はこれでしたという意味です。
売掛帳と呼ばれるものを準備して取引先ごとだったり日ごとに売掛金をノートのような紙資料に記載していきます。
いつ誰にいくらで何を売ったか、そういう情報をまずは記載します。
その後、締め日が到来したら売掛帳を基礎に請求書を作って発送します。この時点で売上を計上するケースも多くあるでしょう。
請求書には支払期限が書いておくようにします。
日々、預金の帳面をつけていればいつ入金になったか分かりますので、売掛金の入金の処理をしつつ、売掛帳の消し込みをします。
消し込みというのは入金になって未収がない状態に売掛金を消すという意味合いです。
4/30 ◯✕商店 110,000円 という記載を
4/30 ◯✕商店 110,000円 という風に線を引いたり
4/30 ◯✕商店 110,000円 5/2入金 みたいな感じで処理をします。
この繰り返しで売掛金の未収がないかどうかを把握していくわけです。
紙の帳面を今でも使っている事業者さんもいらっしゃるでしょうし、良い悪いという事ではないです。
いまの売上管理の方法
最近起業をしたフリーランスのかたや法人成りしたスタートアップの場合はクラウド会計ソフトを利用していることが多いです。
それに伴ってクラウド会計ソフトについてくる請求書発行、管理システムを使っていることが多く、ご相談があった際にもお勧めしています。
ブラウザ上で請求書を作成できますし、消し込みも可能です。入金管理をすることができますのでそれで対応できます。
また、会計ソフトと連動するのでそれを利点に感じる方も多いです。
というのも、入金があったときに請求書と紐づけされているので、入金処理をしたら請求書のほうも入金で処理して消し込みできます。
売掛帳を別で使わなくてもいいということですね。
クラウド会計ソフトに付随している請求書システムを使って請求書を発行している場合、そもそも紙管理ではないのでデータで管理ができます。
またデータをダウンロードしてそれをメールで送ることもできますし、PDFにしてwebゆうびんを使ったり郵便代行が請求書システムに付随していることも。
そうなると紙を使って請求書を発行する際の、印刷、封入、あて名書き、郵便切手貼り、投函という一連のプロセスからも解放されます。
やろうと思えばオンライン上で完結できるというのはパソコンで仕事をすることに慣れている事業者には大きなメリットです。
ほかにはExcelで管理をしているケースもありますが、Excelを使用することに対する抵抗感がない、得意だという場合は良いですがクラウド会計ソフトを使っているならそれに付随した請求書システムを利用するのが最も連携が取れてよいです。
販売管理ソフトがいるかどうか
では販売管理ソフトがいるかどうかですが、例えば事業の規模や取引先の多さによってはクラウド会計ソフトよりも販売管理ソフトのほうが良いケースもあるでしょう。
規模間で言うと1億円超えたり、業種で言うと建設業や製造業などは販売管理ソフトを入れていることが多い印象です。
必ず必要ではないですが請求書発行以上に販売管理ソフトを使ってやりたいことが出てくればその段階で検討するのもよいかと思います。
在庫管理の必要性が高い業種などでは在庫管理ソフトとして販売管理ソフトを活用するケースもあります。
販売管理ソフトは請求書発行機能だけではないことが多いので、請求書発行だけを求めるのであればクラウド会計ソフトに付随している請求書発行システムだけで間に合います。
また複数人で管理したり会計部門とは別に販売管理や販売事務をする部署があるぐらいの大きなところであれば販売管理ソフトを導入して一括管理をしたほうがよいです。
零細事業者、スタートアップでまだ規模がそれほど大きくない、という場合には販売管理ソフトは特別必要ではないでしょう。
事業のステージに合わせて導入を検討してみるのがよいですね。
まとめ
クラウド会計ソフトを使っているということであれば、クラウド会計ソフトに付随している請求書システムを使うのが、最も便利でわかりやすいです。
それ以上のことが必要ということであればその段階で販売管理システムを入れることを検討してみてもよいでしょう。
