ひとり社長で法人を運営している、従業員ゼロ、役員一人というケースは最近だと増えてきているように感じます。
中小規模であれば法人成りをすることも選択肢に入りますしそれなりに所得があるなら、年間利益が800万円までなら法人のほうが税率としては有利になるケースもあるからです。
そんなひとり社長であれば自分で経理をする、帳簿付けをするということも選択肢に入るでしょう。
ひとり社長が経理を楽にする方法をお伝えします。
決済方法の制限で帳簿付けの科目を減らす
事業用と個人用で個人事業主の場合には口座を分けておくことをお勧めしていますが、法人においてはより分けておくことが必要です。
いわゆる法人名義で預金口座を作ることになります。
では現金はどうかというと現金はあると金額を都度都度数える手間があったり、いまであれば現金を使わないやり取りも増えていますので、現金は使わない方向性にできないか考えてみましょう。
会社には自分一人ですから現金を使わないようにしようと思えばできるはずです。
また、現金を使う必要があるならば社長個人の財布から支出し役員借入金とするのも選択肢です。
会社の経費をひとり社長が立て替えるということになります。
仕訳でいうと「6/27（消耗品費）/（役員借入金）5,500 文房具」といった内容です。
詳しくは以前のブログ記事を参考にしてみてください。
事業用の現金があるとなにかと手間になることがひとり社長の法人だとありますので事業用の現金はなくしてみるのがひとつ。
これで帳簿付けをする勘定科目を減らすことができます。
またクレジットカードも法人名義のものを一つ作っておけば現金で支払うシーンが減らせます。
社長個人のクレジットカードを使うことも立替えすれば問題はないですが、事業とプライベートをきちんと分けられるというのは一定程度金融機関などから評価される点ではあります。
どこまで混ざっても大丈夫か、個人のものと事業のものが混ざると帳簿付けの難易度としても上がります。
決済方法を制限しておくと帳簿付けの科目を減らせますので、例えば法人名義で4つも5つも銀行口座がある必要はないことが多いので、銀行口座の数もひとつ見直してみましょう。
経理・帳簿付けのスケジュールを決める
毎日経理、帳簿付けをやることをお勧めしていますが、それはハードルが高い、ということでしたらタイミングを決めましょう。
毎週末なのか毎週始めなのか、これが月一になると感覚としては頻度が少ない気がしています。
ひと月前のポロっと出てきたレシートが何の費用だったか覚えているのであればよいですが私は個人的には覚えている自信がありません。
ひと月分をまとめてやると結構時間と手間がかかるもので、なおかつ「思い出す時間」が必要になります。
昨日のレシートなら覚えているはずです。
思い出す時間を減らすこと、また覚えている時間も減らすことを意識できると、毎日5分の経理で済ませてしまってさっさと忘れたほうが脳のメモリーも有効活用できるのではないでしょうか。
毎日がきついということなら毎週ぐらいまででスケジュールを決めてしまいましょう。
頻度が高ければ高いほど実は経理・帳簿付けはラクになります。
月次決算の導入で締め切り効果を
ひとり社長であっても自分宛てに役員報酬を支払ったりその他支払があったりしますので資金繰りも大切です。
資金繰りの要素だけ経理・帳簿付けから抜き出すのは難しく、経理帳簿付けをやってからの資金繰りです。
また月次の決算を締めていないひとり社長も意外と多いのですが、月次決算を導入すると締め切り効果が生まれます。
いついつまでに経理をしてしまって例えば翌月5日までに確定させる、と決めると自然とそれに合わせていろいろなスケジュールを組んだり、帳簿付けも進めていけます。
締め切り効果があると取り組みしやすくなります。
意思が強いとか弱いとかそういうことに左右されない「仕組み」を作ってしまえるともっと楽になります。
私自身が自分の帳簿付けでやっていることをピックアップすると
- 毎日5分
- 事業に関する支出で現金を使わない
- 支払管理は毎月20日（口座間の振替）
- 会計ソフトで請求書作成→会計ソフト連携で取り込み
- 銀行口座はすべてデータ連携
- クレジットカードもデータ連携、連携できない場合はカード会社のCSV取り込み
- 毎月1日に月次決算締め 資金繰り確認
- クラウド会計ソフトを使っている
といった形です。
入力作業はほとんどありませんし、データ連携を活用しています。
まとめ
ラクしたいなと思ったら何かしら改善点があるものです。
インターネットを使ったりツールを使うことも効率化につながりますが、仕組みを作っておくと考えなくてもよい状態に近づけます。
そしてデータ連携なども使えると半自動の状態にできますし、定期的なものであれば入力なしで自動判定、取引登録、仕訳登録推測もできます。
便利なものはどんどん取り入れてラクにしていきましょう。
