中小企業ではときおり経理担当者が着服していた、ということがニュースになったりします。
それが有名な企業だと、驚きとともになんで？と思うかもいしれませんが、着服の不正が起こる状況が整っているケースも見受けられます。
不正が起こらないようにする対策とともに考えてみます。
着服などが起こる理由
着服などの不正がどこで判明するかというと、多くが税務調査で判明します。
現金の帳簿上の残高と実際の在り高が大幅に違うとき（帳簿上残高＞実際在り高）には、なぜこの違いがあるかの追及があります。
そうしたときに「実は、、、」ということで判明するということです。やはり目の前に現金があると魔が差してしまうみたいなことがおきます。
また営業担当が売掛金を現金で収受する場合なども、くすねる事案というのが起こり得ます。
現金で回収してきてそれを適切に計上せずに一部をポケットに入れてしまい、売掛金がずっと残るみたいなケースです。
こういった場合には売掛金の残高を取引先と確認していないと判明しにくいことがあります。
債権管理をきちんとできていないと、そのうち入ってくるだろうと思っていて忘れてしまうみたいなことになってしまいます。
現金がらみの着服が多いのは、それを取り扱う人の倫理観にも依存する部分はあるのですが目の前に現金が多額にあると魔が差してしまって、ということがあるからです。
中小企業で発生する不正経理関係で多いのが現金が関わることが圧倒的に多いです。
巧妙になるとこういったことが判明しないように二重帳簿を作っているケースも見受けられます。
食品関係ですと在庫を横流しして、それを売却した利益を得たり、架空仕入れや仕入れ代金の水増しからのキックバック（リターンさせる）など、不正にもいろいろあります。
こういった不正が発生してしまう理由は、管理不行き届きという点に集約されます。
従業員として信頼していることと、おカネの管理、決済まで任せてしまうことは別の問題だと考えておいたほうがよいです。
たいていの場合、従業員が不正をしていることが判明すると経営者の方は「信頼していたのに」とおっしゃられることが多いです。
それでもこういった不正は発生してしまうわけですから、従業員を信頼することとは別に対策を考えて実行する方がいいでしょう。
従業員の不正行為に対する対策
現金関係が関わる取引ならばまずはきちんと実際の金庫などの現金在り高を確認してみるということです。
ときどきあるのが、社長が金庫にいくら入っているかまったく関知していないというケース。
毎日の残高を把握する必要はないかもしれませんが、せめて休業日前だったり月末だったりで確認をしておくのがよいです。
金庫の番号なんか知らない、という社長さんをまれに見かけますが、不正があったかどうかもそれだとわかりません。
おカネを出す人、おカネを受け取る人、数える人、これらをひとりで担っているとある程度の規模の会社ですと金庫に多少なりともある状態ですから、魔が差すタイミングがあるものです。
承認する人、現金を実際に受け渡しする人、現金の在り高を数える人、これらを分けられるのが理想的ですが、人員に限りがある中小企業も多いでしょうからせめて2人で業務にあたるようにしましょう。
現金の実際の残高を数える頻度があがればあがるほど不正行為は起きにくくなります。
また、もう一つの対策としては多額の現金を会社の金庫などに保管しないというのも大事です。
時折数百万単位で現金が計上されて実際に在り高もそうなっていることがあります。
こういった場合には現金を数えるのも時間と手間を要して大変です。必要最低限の現金を準備することで事足る決済方法なども検討したほうがよいです。
現金が多額に手元にある状態はあまりメリットがありませんので業務上の必要性を今一度見直してみましょう。
債権関係も同じで、売掛金の回収期日などをある程度把握しておき、期日が過ぎたら催促をしたり、入金確認や残高確認をしておくのが望ましいです。
相手方が払っているにも関わらずこちらの残高が合わない場合には現金受取だと何処かで何かが発生している可能性が高いわけです。
在庫管理なども横流しできそうな商材を取り扱っている場合には棚卸しや見積もり、請求書などの確認をこまめにしておくと不正防止につながります。
不正に早く気が付けるようにしておくというのも大事で、不正が発覚した多くの場合には結構な年数が経過していることがあります。
その分だけ不正におカネが出て行ってしまっていて金額が膨れ上がる結果につながります。
こまめにチェックをする、ということだけでも変わってきますので、複数人で対応することなども含めて取り入れられるところからトライしてみましょう。
まとめ
もし顧問契約している税理士がいるのであれば相談してみるのも一つです。現金監査や債権管理は帳簿の正確性にもつながる話です。この場合顧問料以外での報酬が発生する可能性はあります。
不正行為を全くなくすというよりも発生するかもしれないという考えで、被害を最小限にできないか、という視点でも業務を見直してみましょう。
インボイス制度や電子帳簿保存への対応も、こういったことを少し頭の片隅において考えてみると一歩踏み込んで進めることができます。
