勘定科目の使い方というのは法律で決まっているわけではなく柔軟に運用してよいものです。
ただある程度ルールを決めておいた方が後で見返したりチェックをするときに便利です。流派の違いみたいなものですが、どんなふうに分ければいいか悩んでいる方の参考になればと考え整理してみます。
旅費交通費、車両費の違い
くご相談いただくのが旅費交通費と車両費の違いって何ですか？という内容です。
旅費交通費は業務での移動に伴う支出、車両費は車に関係する支出、というのがざっくりとした分類です。
分け方の決まったルールはありませんがこんな風に分けてみるといいかもしれません。
旅費交通費：公共交通機関での移動にかかる費用、従業員の実費通勤費など
車両費：車に関係する費用全般
車両に関係する費用を分けているのがポイントです。
車両に関係する費用は以下のようなものがピックアップできます。
- ガソリン代
- 車検などの修繕メンテナンス費用
- 高速道路料金
- 車にかかる任意の損害保険料
- 自動車税
といった感じです。
どこまで入れるかはそれぞれの判断でよいですが、車にかかるものを分けて帳簿付けすることが私の事務所では多いです。
車両で分けておくメリット
車で分けておくことのメリットは2つあると考えています。
ひとつめのメリットが車両にかかる費用を総額で把握しやすいということです。
旅費交通費のなかに補助（サブ）を付けて管理する方法もありますが、分けておくと車両の維持管理運営にかかる費用が把握しやすいです。
経費の見直しなどで定期的に車両にどれくらい費用が掛かるのかは把握しておいた方が良いと考えているからです。
意外と車両にかかる費用というのはあるもので、けっこうかかっているなぁというのは車を使って事業を営んでいる場合にはよくわかるかと。
その際に車の使用頻度などと合わせて必要な車両の台数なども検討してみましょう。
意外と営業車を抱えているけれど使ってないかも、というのはこのコロナ禍からのリモート推進で状況が変わっている可能性があります。
車両も所有するだけで自動車税などやメンテナンスに費用が掛かりますので、定期的な見直しはしておいた方がいいです。
ふたつめのメリットは車両に関する支出・費用には消費税の分類が異なるものがあり、それを見やすくするためです。
例えばディーゼル車がある場合には軽油で走行します。軽油には軽油引取税（軽油税）という税が課税されており、消費税はその軽油税部分には課税されません。
一枚の軽油のレシートの中に消費税10％の部分と軽油税（不課税）が含まれているわけです。
帳簿付け、入力の際にも気を付ける部分ですが消費税を納めている事業者ですと、消費税の分類はとても大事なチェック項目であり工程です。
この部分を見やすくすることが作業効率のアップにつながります。
また車検費用の中にも非課税の部分があったり、車両に関する損害保険料は非課税、自動車税も消費税はかかりません。
このように通常の旅費交通費とは別で車両費を分けておくと、旅費交通費の中に紛れる消費税の処理が異なる取引を見つけるよりかは見やすくなると考えています。
旅費交通費と車両費が合わせて100であると仮定します。
旅費交通費にまとめると100の中から消費税の異なるものをチェックするのと、旅費交通費70と車両費30に分類して、車両費30の中からチェックするのでは時間のかかり方が変わってくるでしょう。
ご自身がいいと思う分類で
こういった分類方法はご自身がいいなと思った内容で分けてもらうのは全然問題ありません。つらつらと書いてきましたが、自由にしてもらって大丈夫です。
例えば車にかかる損害保険料は保険料の勘定科目に計上してもよいですし、自動車税は租税公課の勘定科目に、ということも何ら問題はありません。
ただ去年と今年で処理をコロコロ変えたりするとあとで自分が見たときに見づらいなと感じるでしょう。
自由度が高いがゆえにルール設定はなんとなくでもやっておいた方がよいです。
何のために分けるのか、それとも分けないのか、この辺りを考えてみるとご自身の方向性が見えてきます。
まとめ
せっかく作った帳簿を税務申告のためだけに使うのはもったいないです。
事業を良い方向性にかじ取りするには現状把握、過去からの推移をチェックすることもとても大事です。
まだルールが決まってないなというかたはぜひ考えてみてください。
