Excelで仕訳（日記）帳を作る方法とメリット

Excelで仕訳（日記）帳を作ることができるかどうか、メリットなどをお伝えします。

仕訳（日記）帳とは

仕訳帳、仕訳日記帳と呼ばれる帳票があります。この帳票は日付順に仕訳を列記したもので勘定科目にかかわらず仕訳を並べたものです。

仕訳帳とそこからそれぞれの勘定科目について転記したものが総勘定元帳と呼ばれる帳票です。

この2つがあればひとまず帳簿の体裁は整います。

仕訳帳を作って総勘定元帳に数字や項目を書き写していくことになりますが、会計ソフトでは入力をすると仕訳帳に入力するというイメージです。

会計ソフトを使って帳簿付けをする場合にはそのあとは自動で総勘定元帳が作られていきます。

手書きの場合には仕訳帳→総勘定元帳の各項目に書き移す流れです。

Excelで作る方法とメリット

仕訳帳の例を見ていただくとイメージが付きやすいですが、Excelシートにそのまま作れそうな気がします。

Excelで仕訳帳を作ってみるとするとこんな感じにできます。

消費税の部分はこの仕訳帳では省略していますが消費税の区分もいれておくとより本格的な仕訳帳になります。

Excelで仕訳帳を作るメリットはいくつかあります。

会計ソフトよりもなじみがある

会計ソフトは事業者になるまで使ったことも見たこともない、という方は多いですがExcelは触ったことがない、という方は少ないでしょう。

パソコンで仕事をする方であれば多少なりとも見たことはあるかなと。

入力の方法はルール決めさえできれば早いですし入力もしやすいです。

コピー＆ペーストできる

会計ソフトにできないことでExcelにできることの一つがコピー＆ペーストができることです。

会計ソフトでも直前の仕訳をそのまま入力したりコピーしたりということは出来ますがExcelのほうが得意です。

金額と日付だけ変えればOKという場合にはコピー＆ペーストするとラクです。

勘定科目をコロコロ変えない、金額は借方と貸方でそろえるというルールを決めておきましょう。

特に勘定科目は例えば水道費、水道光熱費、水光費などとバラバラにしないこと。

Excelであればドロップダウンリストを事前に作っておくのもよいでしょう。

仕訳（日記）帳から総勘定元帳→決算書という運用もできる

仕訳帳があれば会計ソフトの多くがExcelファイルやCSVファイルの取り込み機能がついていますので会計ソフトにデータを移すことができます。

弥生会計ですと仕訳日記帳からファイル→インポートでデータの取り込みができますので、データがあればそれを加工して取り込むことで効率化につながります。

年一の決算の時に税理士に決算・申告書作成を依頼する法人や個人事業主のかたであればExcelで仕訳帳を入力することでも対応可能か聞いてみましょう。

各種会計ソフトではExcelを取り込む機能が備わっていることが多いので、もし会計ソフトへの入力がどうしても苦手、でもExcelならできそう、ということであればこの選択肢を検討してみましょう。

税理士側も会計ソフトに入力してもらって進まないよりかは入力しやすいExcelのほうがスムーズなこともあります。

まとめ

Excelでデータをお預かりしてそれを加工、インポートして総勘定元帳から決算書、申告書へ、ということで対応をしているお客様も当事務所には実際いらっしゃいます。

もし会計ソフトへの入力がどうしてもなじめない場合は選択肢として検討してみましょう。