税理士

資料のやり取りには資料チェックリストを活用

こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

お客様との資料のやり取りが頻繁にあるのが税理士業ですが、毎月決まったものをお願いすることが多いです。

特にやり取りする資料が多いお客様には資料チェックリストを作っていくことにしています。

資料チェックリストがあることの効果

毎月同じ資料をやりとりするといってもそういうことが苦手な方も中にはいらっしゃいます。

 

ストレスなく資料を集めてもらって抜け漏れがないか、お互いにそれをするわけですがチェックリストがあればチェックしながら資料を揃えられます。

つまり抜け漏れが圧倒的に少なくなるということです。

 

税理士事務所で記帳や決算申告書を作成する業務というのは資料の抜け漏れがあると流れが悪くなることがあります。

 

資料をいかに抜け漏れなく準備していただくかはこちらとしても非常に気にしたいポイントのひとつです。

 

私の事務所ではお客様とDropboxというクラウド共有サービスでファイルを共有していいて、各月のフォルダにチェックが入っていない状態のチェックリストを入れて運用しています。

 

そこに毎月決まった資料をいれていただくと私の方でそれを元に記帳などをしていきます。

 

資料が足りていないとやり取りを経てお願いするわけですがチェックリストがあれば同じものを見て確認できればやり取りが少なく済みます。

 

メールであってもチャットツールであってもこれこれをお願いしますというのはお互いに少なくしたいものです。

 

また毎月決まった資料について同じように取り扱えることでイレギュラーに気が付きやすくなります。

 

例えばパソコンを買った、高額な備品を買ったという場合には資料を見ると普段と違うものが入っているわけですから見てわかるわけです。

 

そういった項目もチェックリストに入れておくとあとになっての「あれ?」というのが少なくなります。

 

資料を揃えるのが苦手な方がいる、ではどうすればいいか、という方向性でいつもご相談しながら進めていってます。

 

簡単なものからスタートしてアップデートを

チェックリストを作るとなると果たしてどうやって作ればいいのかと考え込んでしまって手が進まないかもしれませんが最初から完璧を目指さないほうがいいです。

 

例えば以下のように簡単に始めてしまってアップデートしていくのが運用上も手軽に始められます。

 

売上関係
(請求書)
〇〇商事
△△株式会社
▢▢建設

仕入関係
◎◎有限会社
▲▲材木店

経費関係
給与明細
家賃振込明細
交通費領収書
消耗品領収書
〇〇カードの明細

その他イレギュラー
上記以外で入金・出金があったものの明細、領収書等

 

いまの時点で手許にある資料から普段から取引のあるところをピックアップしてこういうものが要りますという一覧で十分です。

 

そこからアップデートしていけばよくて例えば入金明細が毎月決まったころに発行されるのであれば日付を足してもいいでしょう。

売上関係
(請求書)
〇〇商事
△△株式会社(毎月20日頃入金明細)
▢▢建設

 

最初で完璧なものを目指さずにお客様と相談しながらこういったものがあれば、という項目を足したり、逆にこれはいらないというものを削ったりしています。

 

資料のやり取りについてお互いにストレスのないやり取りを目指すためにも必要なコミュニケーションをとっていきましょう。

 

まとめ

ツールは使いやすいものでよいですし、ExcelだったりそれをPDFにしたり、Googlekeepというアプリも便利です。

これじゃないとダメということはなくあくまで資料のやり取りで抜け漏れがないようにするためですので柔軟に考えています。

 

ABOUT ME
ジンノユーイチ
京都市南区で税理士をやっています、ジンノユーイチ(神野裕一)です。 相続や事業のお困りごとを丁寧に伺い、解決するサポートをしています。 フットワーク軽く、誠実に明るく元気に対応いたします。