資料のやり取りには資料チェックリストを活用

こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

お客様との資料のやり取りが頻繁にあるのが税理士業ですが、毎月決まったものをお願いすることが多いです。

特にやり取りする資料が多いお客様には資料チェックリストを作っていくことにしています。

資料チェックリストがあることの効果

毎月同じ資料をやりとりするといってもそういうことが苦手な方も中にはいらっしゃいます。

 

ストレスなく資料を集めてもらって抜け漏れがないか、お互いにそれをするわけですがチェックリストがあればチェックしながら資料を揃えられます。

つまり抜け漏れが圧倒的に少なくなるということです。

 

税理士事務所で記帳や決算申告書を作成する業務というのは資料の抜け漏れがあると流れが悪くなることがあります。

 

資料をいかに抜け漏れなく準備していただくかはこちらとしても非常に気にしたいポイントのひとつです。

 

私の事務所ではお客様とDropboxというクラウド共有サービスでファイルを共有していいて、各月のフォルダにチェックが入っていない状態のチェックリストを入れて運用しています。

 

そこに毎月決まった資料をいれていただくと私の方でそれを元に記帳などをしていきます。

 

資料が足りていないとやり取りを経てお願いするわけですがチェックリストがあれば同じものを見て確認できればやり取りが少なく済みます。

 

メールであってもチャットツールであってもこれこれをお願いしますというのはお互いに少なくしたいものです。

 

また毎月決まった資料について同じように取り扱えることでイレギュラーに気が付きやすくなります。

 

例えばパソコンを買った、高額な備品を買ったという場合には資料を見ると普段と違うものが入っているわけですから見てわかるわけです。

 

そういった項目もチェックリストに入れておくとあとになっての「あれ？」というのが少なくなります。

 

資料を揃えるのが苦手な方がいる、ではどうすればいいか、という方向性でいつもご相談しながら進めていってます。

 

簡単なものからスタートしてアップデートを

チェックリストを作るとなると果たしてどうやって作ればいいのかと考え込んでしまって手が進まないかもしれませんが最初から完璧を目指さないほうがいいです。

 

例えば以下のように簡単に始めてしまってアップデートしていくのが運用上も手軽に始められます。

 

 

いまの時点で手許にある資料から普段から取引のあるところをピックアップしてこういうものが要りますという一覧で十分です。

 

そこからアップデートしていけばよくて例えば入金明細が毎月決まったころに発行されるのであれば日付を足してもいいでしょう。

 

最初で完璧なものを目指さずにお客様と相談しながらこういったものがあれば、という項目を足したり、逆にこれはいらないというものを削ったりしています。

 

資料のやり取りについてお互いにストレスのないやり取りを目指すためにも必要なコミュニケーションをとっていきましょう。

 

まとめ

ツールは使いやすいものでよいですし、ExcelだったりそれをPDFにしたり、Googlekeepというアプリも便利です。

これじゃないとダメということはなくあくまで資料のやり取りで抜け漏れがないようにするためですので柔軟に考えています。