こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
フリーランスの方がこの時期に感じることのひとつが「レシート貯めなきゃよかった」という確定申告時期ならではの後悔です。
あとでやろう、時間があるときに、と思ってしまうと後回しにしてしまいますので毎月、毎週などルールを決めることをオススメしています。
請求・支払いの管理ルール
経理の内容を大きく分けると売上に関して請求書を作成し入金の管理をする部分と、こちらに請求書が届いて支払いをし未払の管理をする部分の2つです。
請求に関して契約の内容に基づいて業務が完了したら、もしくは顧問などの場合は定期的に請求書を作成し相手方に郵送やメールなどで連絡をする必要があります。
弊所の場合は末締めでさせていただいており支払期日などを記載の上、郵送やメールで連絡をしています。
いつ締めるかは自由ですが月末などタイミングを決めておくほうがよいでしょう。
都度都度で対応していると忘れてしまう可能性もあります。請求をしたら期日までに入金がなされているか確認をすることも忘れずに。
請求管理と同時に支払管理も必要です。
請求書払いのもの、引き落としのもの、クレジットカード払いのものなどあります。
請求書払いで振込する場合には支払期日があります。
25日なのか28日なのか、毎月末なのか複数ある場合には一番近いものの数日前にまとめて処理をするようにしています。
上記のような場合であれば20日に支払管理デーとして毎月設けておきまとめて処理をするようにします。
クレジットカード払いや自動引き落としの場合には残高があるかの確認をしておく必要がありますし、こちらもまとめて毎月決まった日に処理をします。
わたしの場合で言うと毎月末に請求管理をして請求書を発行し未収のものがないかも含めてチェックをします。
また支払管理は20日設定していて振込の処理はこの日に行い、カード払い・自動引き落としの残高確認と経費支払用の口座への振込もこの日にすべて処理をします。
このようにいつ何をするか決めておかないと後回しにすると漏れがおきてしまいます。
自分が利益上で損をするだけならまだしも、相手のあることですので信用を失う可能性もあります。
納品期日と同じく支払期日などのスケジュール、おカネの管理は自分の仕事の信用性すらも左右するということをアタマの片隅に入れておきましょう。
記帳のスケジュール
経理事務（請求管理、支払管理）をした内容を帳簿におこす（記帳作業）こともスケジュールを決めておきましょう。
クラウド会計ソフトの場合には請求書を発行すると自動で仕訳が発生する仕様のものもあります。
一番良いのは毎日チェックをし必要があれば入力等するということです。
これも同じく貯めてしまうとやりたくなくなるのが常で、少なくとも1カ月に一度は記帳作業できていると確定申告時には気持ちも作業量も違います。
わたしの場合は毎朝、財布の中からレシートを出して（これもかなり少ないです。仕事に関わるものだと1週間に2～3枚のこともあります）入力、クレジットカードや交通系IC、金融機関口座の連携ボタンを押しておいてデータ取り込みまで。
慣れてくれば5分で終わります。少ないと3分で終わることもしばしばあります。
毎日はチョットという場合には例えば土曜日や月曜日と決めておいて30分でもよいでしょう。
大事なのはこの日に決めてやっておくというスケジュール管理です。
時間がある時にやれるのは自分が好きなこと、興味があることだけで、自分がやりたくないことは時間ができてもやりません。そういうものです。
あとは毎月1日などに時間を取って残高を確認したり未払未収などを確認して月次決算を確認するステップもあります。
一気にやるとかなり大変なので一つずつクリアしてステップアップしていきましょう。
まとめ
スケジュールを決めておくというのはやはり大切です。
特に支払い関係は遅れると信用を損ない仕事の依頼が減る可能性もはらんでいますので要注意です。まずはスケジュールをおさえておカネの管理も含めて整えていきましょう。
