京都の若ハゲ税理士ジンノです。
個人事業主の方であっても、法人の社長さんであっても、事業用の現金の取り扱いには注意が必要です。また記録をこまめにとっておくことが非常に重要になります。
現金の取り扱いに注意が必要な理由と対策を解説していきます。
現金には色がついていないからこそ
現金には色が付いていませんこれはもちろんそうなのですが、色がついていないからこそ分けて考える必要があります。
フリーランスの方や一人社長の場合、現金の取り扱いで一番問題になるのはプライベートの現金と事業用の現金が混在してしまい、残高が把握できないことです。
この残高が把握できないというのはあまり意識しておられないことが多いのですが、税務調査あった場合などは現金勘定と実際の有高は整合性がとれているか確実に確認されます。
銀行の預金口座であれば、預金通帳があればそれを確認しますし残高証明書を発行することをお願いしておけば、残高証明の証明日を指定して発行してもらうことができます。
これにより預金口座については、帳簿上の残高と残高証明や預金通帳の残高との相違がない状態を決算において目指すことになります。
預金口座の入出金については合計記帳がされていない限り、お金の出入りを帳簿に落とし込んでいくことが容易です。
ですが現金になるとこれが難しく感じる理由は、お金の出入りの記録をきちんととれていないとことは多いからです。
フリーランスの方、一人社長の方、今お財布に入っている1万円札を出してきてその1万円がプライベートのものなのか、事業用のものなのか判別が付くでしょうか？
この色が付いてないからこそ記録を残しておく必要というのは非常に重要性を増してきます。
ときおり帳簿上の現金勘定がマイナスになっていたり、大きくプラスになっていることがあります。
時には1千万円を超えるような現金の残高になっていて、さすがにこの金額は金庫に入っていないと思われるのですが念のため確認するとやはり現金の帳簿上の残高と実際の有高が異なるそういう状態になっています。
この状態を解消するためにはいろんな考え方があるのですが、役員貸付金・借入金（個人事業主の方であれば事業主勘定）、立替金使ったり、仮受金・仮払金などを使用して整理していくこともあります。
こうなってしまうと適正な決算の内容ということにならず、修正が必要になります。
手元に現金があるので、このような状態になることが多いですから、なるべく現金を使わないように事業を運営していくことも選択肢のひとつです。
クレジットカードを使ったりキャッシュレス決済、預金口座の振込などを利用して現金の取り扱いを少なくするということも、 経理の負担を軽減するためには必要です。
現金払いのところがあればクレジットカードにできないか振込や引き落としにできないか、支払方法の確認をしてみましょう。
現金が会社や手元にあるだけで、毎日現金の在高を確認する必要がありますので、細かい小銭があったり飲食店ですと多少の現金があるところが多いので、毎日の現金を数えること、レジなどと合っているかどうか確認する作業というのは意外なほど時間を取ります。
また現金が合わない状態というのはもちろん良くない状態になのですが、現金を差異がなぜ発生しているのか、どこで発生したか確認をする作業はとても手間です。
時間の節約も含めて現金を取り扱わない方法を考えるのも重要です。
現金管理の基礎、現金出納帳
事業を運営しているとサラリーマンの時とは比べ物にならないぐらい、お金の出入りというのは頻繁にあります。
各種支払いにおいて現金払いを求められるシーンというのは、独立して初めて実感することもあるでしょう。
ここまで現金の管理が甘いとどうなるかなぜ現金の管理が必要か説明してきましたが、この先はどういう風に現金の管理をしていけばいいかお伝えします。
現金の出し入れについては基本的に現金出納帳という帳簿を使うのが便利です。
現金出納帳というのは専門的な硬い表現になります。もっと身近な表現を使うとすれば小遣い帳のイメージです。
小遣い帳の場合は、お金が入ってきてお金が出て行って何に使ったがいつ使ったか記録をとるのが一番オーソドックスですが、事業を運営する場合にはよほど会計や経理に慣れておられて、シートを直接会計ソフトに入力する場合を除き、こまめに現金出納帳を記録していくことがおすすめです。
文房具屋さんに行って現金出納帳買ってくるというのも一つ方法としてありますが、 Excel や Google スプレッドシートを使う方法を私の場合はお客様にお勧めしています。
預金出納帳記載すべき事項としては以下のものが必要です。
[box03 title=”現金出納帳に記載すべき事項”]- 日付（いつ）
- 金額（いくら）
- 費目（何に使ったか）
- 残高（いくらになったか）
この4項目を記載できてればひとまずは入出金を記録できていると考えますので、必要十分かなと。
あと記録をする頻度ですが、基本的には頻度が高い方がより精度が高くなります。
というのも一週間にいっぺんとか一か月に1回とかそういう頻度だと、現金を使う頻度が少なければ問題ありませんが、現金の出入りがそれなりにある場合には、何のための現金を支出したのかよく分からなくなることがあります。
全ての支出にレシートがあれば事なきを得ますがそうでない場合もありますし、何より何のために支出したのか思い出す時間というのは非常に無駄です。
最悪の場合思い出せないこともありそうなると適切な経費の計上が難しくなります。
本来の経費でない場合も考えられるのでそうなるときちんと守れなく経費を計上しようと思うと、なるべく細かい頻度で現金出納帳を記録をつけていくことが重要です。
年に一度という頻度だと間違いなく忘れていることがあり、結果的に経費が漏れている可能性が非常に高いので単純にもったいないかなと。
まとめ
事業を運営する上で今いくらお金があっていくら使えるかというのは非常に大事な情報です。
資金繰りにも通用する話ですので、自分が使えるお金いくら持っているのかいくら使っても大丈夫なのかそういうことを判断するための基礎として、現金の有高を確認しておくことは非常に大切です。
