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フリーランスにおすすめの経理入力作業立ち回り術〜その③連動の活用〜

カチッとはめて連動

京都の若ハゲ税理士ジンノです。

フリーランスの経理・記帳作業にはクラウド会計をおすすめしています。その最大の理由が、連動してデータ取り込みができるからです。

口座や各種サービスとデータを連携させて取り込めると、仕訳を入力する手間がとても減ります。

連動する上での注意点などお伝えします。

 

連動できるデータの種類は豊富

クラウド会計を導入する際のメリットのひとつがこの口座等の連動です。

 

例えばインターネットバンキングで口座をお持ちの場合。

銀行側で入出金のデータが預金通帳のような形で蓄積されています。それをセキュリティ上安全に連動させてデータを引っ張ってくるわけです。

 

要は口座やポイントなどの各種サービスの入出金データを設定や情報から判断をし、適切と思われる仕訳にして帳簿作成業務を補助してくれるイメージです。

 

このデータ連動、最初にキチンと設定できていると基本的にはそれにそって仕訳が提案されるのであとは承認していくのがメインになります。

 

経理作業(請求管理、入金管理、経費精算、給与計算など)からシステムを提供することで今まで経理と帳簿作成がバラバラだったものをひとつの流れに出来たというのが非常に大きな転換点となっています。

 

連動できるデータもどんどん増えていて、インターネットバンキングに対応している銀行口座、クレジットカード、スターバックスなどのプリペイドカード、交通系IC、Amazonなどの通販サイトまで多岐にわたっています。

 

実際私も、銀行口座(地元信用金庫とネット銀行)、クレジットカード、ICOCA(交通系IC)、スターバックスカードの連動をしています。

これにより現金以外での支払いについては基本的に入力の手間を省けていますので、大きな時間の節約につながっています。

二重計上には要注意

便利に見えるデータ連動ですが注意点もあります。一つ目の注意点が二重計上です。

 

例えばAmazonの通販サイトとクレジットカードの両方を連動している場合。

本を買ったとするとデータが2種類連動されることになります。

 

本を買ったデータがAmazonの通販サイトとクレジットカードの2つから連動して、それをそのまま取り込んでしまうと、簡単に言うと二重に本を買っていることになってしまいます。

 

本を買ったというデータ(購入のデータ)と、クレジットカードで本を買った(決済のデータ)がダブってしまっています。

 

クレジットカードで決済する通販サイトを連動する際にはご注意ください。

 

あとは、クレジットカードで決済する交通系ICカードのチャージも注意が必要です。

交通系ICカードのチャージについてはチャージした時ではなく実際に使った時に経費になります。

 

状態でいうとチャージはおカネを預けている状態に過ぎません。

なので使った都度、交通費なのか物販(最近では交通系ICカードの利用可能施設が増えています、コンビニや自動販売機など)なのかで判断し経費にすることになります。

 

これをクレジットカードでチャージ決裁した際に例えば全額交通費に計上して、使った都度でも連動して経費にした場合には、二重計上になってしまいます。

 

このチャージした時に経費計上しているパターンは意外とよく見かけますので注意しましょう。

合言葉はチャージは経費にならない、です

連動できる期間にも要注意

データ連動する場合にはもう一つ大きな注意点があります。それは各種サービスのデータの保管期間が定められているということです。

 

インターネットバンキングであれば1ヵ月が基本的な保管期間の目安です。つまり今日の時点で7月15日のデータは取得できない可能性が高くなります。

 

これはセキュリティ上データの保管期間が長くなればなるほど、データとして重くなるのでそれを避けるためだと思われます。

 

せっかくデータ連動していてもこまめに連動しておらず例えば1か月を過ぎて連動してしまった場合には、そもそものデータが消去されていてデータを引っ張ってこれない可能性が高くなります。

 

これは期間が延びれば伸びるほどそのリスクが高くなっていきます。

 

もし、データ連動できなければどうするか、振り出しに戻って一から帳簿を手入力で入力していくことになります。(Excelデータに一旦手入力して連動という方法もありますが)

 

つまり、データ連動するならこまめにデータを引っ張ってくる作業が必要になるということです。

 

私の場合は基本的に毎日データ連動をしています。そうしないと忘れてしまいそうだからです。

データ連動だけであれば毎日の作業時間としては5分もかかりません。

 

毎日の5分を惜しむか、手入力で何時間もかけるか、どちらがイイかは明白ですよね。

まとめ

本記事のまとめ
  1. データ連動で帳簿作成業務の時間節約が見込める
  2. 二重計上には要注意
  3. 連動期間の制約にも要注意

フリーランスの方の経理作業、記帳業務の効率化のサポートも単発で行っています。

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ジンノユーイチ
京都市南区で税理士をやっています、ジンノユーイチ(神野裕一)です。 相続や事業のお困りごとを丁寧に伺い、解決するサポートをしています。 フットワーク軽く、誠実に明るく元気に対応いたします。
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