こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
お客様からいただく疑問・質問で「勘定科目を何にしたらいいかわからない」ということがあります。
勘定科目とはいわばその収入や支出のラベルのようなもので、こういう項目ですよと明示するためにつけるだけのものです。
必ずどの項目を何費・〇〇費としなければいけない、という訳ではないのですがルールを決めておきましょう。
どっちでもいい項目もある
例えばお仕事で使っている車のガソリン代を考えてみましょう。
旅費交通費ですか？車両費ですか？それとも消耗品費でしょうか？
あなたならどうしますか？答えはどれでもイイと言えばイイです。
経費としてキチンと計上されてい利益計算ができるのであれば極端な話をすると本当にどの勘定科目でもよいです。
では管理運営上はどうでしょうか？
毎月か買ったガソリン代を集計したい場合には電車代や駐車料金が混在する旅費交通費で処理をするのか、クルマ関係の費用を集めている車両費で処理をするのか、文房具やその他もろもろの物品の購入費が混ざっているであろう消耗品で処理をするのか。
要は後で見た時にどの項目にしておくかで見やすさが変わってくるということです。
利益計算上は今月は旅費交通費にしたり来月は車両費にする、ということでも利益計算は出来ますので問題ありません。
後で見たときその利用目的に沿ったラベルの貼り方をしているかどうか、そこがポイントとなります。大根にキャベツという名のラベルを貼るかどうか、そういうハナシです。
他にも例えば年賀状は通信費ですか？広告宣伝費ですか？それも消耗品費ですか？
これも答えとしてはどれでもイイのですがルールを決めておきましょうとお伝えするようにしています。
ルールを決めておく理由
仮に年賀状の費用を毎年支出する場合に、2020年は広告宣伝費、2021年は通信費、2022年は消耗品費としたとしましょう。
このような処理が完全に間違っているわけではないのですが、後で確認をしようと思ったときにパニックになると思います。
最悪の場合は確認が取れないみたいなこともあるでしょう。
ルールを決めておいたほうがいいのはこのようにチェックをする段階になって漏れなどがないか確認をできるためです。
毎年広告宣伝費として計上している場合に、決算において広告宣伝費を見たときに計上されていなければ気付ける可能性が高くなります。
何かの手違いで支出したのに計上されていないかもしれません（社長が立て替えていて経費精算忘れ）し、これが違う勘定科目になっているとイチから探すことになりかねません。
クラウド会計なら検索できるからいいと思うかもしれませんが、これはクラウドであろうとなかろうと同じです。
会計帳簿においては可能な限り一貫性を持たせた勘定科目の運用が望ましいので、ルールを決めておいたほうがよいです。
世の中に節税と呼ばれるものは数多くありますが一番は支払っているのにキチンと経費として計上されていない、経費の計上漏れを防ぐことです。
特に中小企業の場合は社長や役員が経費を立て替えて（ポケットマネーから支出して精算を失念する）ということが頻繁に起きがちです。
事業所に現金が多いとそれを数えたり管理をすることに手間と時間がかかります。現金を事務所に置かないようにするとその手間は省けますが、社長が立て替えるケースが増えますのでズボラな社長さんだと精算を忘れることがままあります。
こういった経費の計上漏れにいかに気が付けるかも帳簿のチェックにおいて行っておきたいことです。
これに気が付くためにはルールを作ってそれに則った勘定科目の運用を積み重ねることが効果を発揮します。
冒頭の例でいえば車に関係する費用（修繕費用、ガソリン代、クルマに関する備品、自動車損害保険）があるのであれば車両費としてまとめる。
年賀状については事業関係者への広告宣伝的要素があるので広告宣伝費で計上する、などの迷いがちな項目については一度決算の時などに見直すことをお勧めしています。
まとめ
勘定科目というラベルはどういったものでも極論を言うと良いのですが、行き当たりばったりではなくルールを決めて運用をしてみましょう。
後でボディブローのようにじわじわと効いてきます。
