今の時期は確定申告の時期ですので、経費の精算をしている方も多いと思います。すべての支払いに対してレシートや領収書があるわけではありません。
現金払いのものは特にレシート等が出ないケースもあります。例えば現場仕事で自動販売機で飲み物を買って差し入れをするケースもあるでしょう。
そういったケースを想定して、現金払いの経費について、どういった記録があるとより税務調査等で説明がしやすいか整理しておきます。
レシートがないと全くダメということではない
現金払いであってもレシートや領収書があるケースはあります。
どういったものがより説明資料として良いかというと、日付と支払った内容や金額、そして目的がわかる方が良いです。
そのため領収書ではなく、レシートの方が詳細な情報が入っているため便利です。
税務調査においてもレシートよりも領収書の方がチェックを受けるケースが多い印象です。
領収書は何を買ったかがよくわからないケースもあり、「お品代」などとされるとどういう目的で何を買ったのかわからないケースがあるからです。
そういったことを避けるためにレシートがあるものに関しては特にレシートを保管しておきましょう。
コンビニで飲み物を買ったり、今の時期だと寒いので、カイロを買ったりする現場の方も多いでしょう。そういったケースではレシートを忘れずに取っておいてください。
もし仮にそういったレシートや領収書がない支払いがあったり、レシートを捨ててしまったということがあったときには、どういった対応をしておくのが望ましいでしょうか。
メモでもいいので、記録をつける
例えば、自動販売機だと支払いの証拠が残りません。
現金払いも多いですし、キャッシュレスでも同じくレシートが出ないタイプの自動販売機の方が多いでしょう。
他にもコインパーキングに止めてレシートをうっかり取り忘れたこともあるかもしれません。
その場合でも、レシートがない現金払いだからと全く記録がないというわけではなく、いくら払ったか、何を買ったかがわかるようにしておくようにしてください。レシートがなければ記録を作っておくのがよいです。
では具体的にどういったものがよいかと言うと、例えば工事現場系の人であれば工事日誌や工事進捗表など日々記録をつけているものがあると思いますので、そういったものがお勧めです。
また業務日報をつけているという方もいらっしゃると思いますので、業務日報に「〇〇の差し入れでいくら支払いました」みたいな形で記載しておくだけでも有効です。
仕事の流れで差し入れが必要な仕事であれば、スマートフォンのメモ機能を使っても良いです。
後で書くのではなくその場で書くということも大事です。後でやるとやはり忘れてしまいますし、適当なことになってしまうケースが多くなりがちです。
できればタイムリーに記録をつけられる方が良いですが、日報などを持ち歩かないケースもあると思いますので、そこは臨機応変に対応してください。
税務調査の際には、メモやアプリの記録を見せてくださいということを言われます。
なかなか税務調査の経験がない方も多いと思いますので、そういった根拠として提供できる資料やデータを揃えておくのがやはり望ましい対応になります。
税務調査の時に慌てて準備するとやはり抜け漏れも多いですし、確定申告の時期に改めて経理や記録の仕方を整理しておいた方がお勧めです。
まとめ
現金払いの経費は、レシートや領収書がないからといって計上できないわけではありません。大切なのは「いつ、何に、いくら使ったか」を記録しておくことです。
工事日誌や業務日報に簡単にメモしておく、スマートフォンのメモ機能を活用するなど、自分に合った方法でタイムリーに記録をつける習慣をつけましょう。後から思い出して記録するのではなく、その場で記録することがポイントです。
確定申告の時期だからこそ、日頃の記録の仕方を見直す良い機会です。税務調査で慌てないためにも、今のうちから記録を整える習慣をつけておくことをお勧めします。
