少し気が早いと思われるかもしれませんが、確定申告の時期に突入しています。
個人事業主の方は自分で申告をされる場合には、こまめに経費を整理しておくことをお勧めしていますが、経費に関して時々いただく質問がありますので、少し整理しておきたいと思います。
経費計上する際の検討内容
経費として計上すべきもの、計上しておきたいものは、方針によって様々あります。
仕入れがあるビジネスやそうでないビジネスなど、その事業を運営する上で必要だった支出については経費計上するというのが原則になります。
逆に、事業に関係がない、関係性が非常に薄いというものは経費になりません。
この辺の線引きは、ご自身の事業内容やどういった説明ができるかということを、一度棚卸しというか整理をしておいた方が良いです。
一度決めておくメリットとしては、いちいち判断に迷わなくて済むということです。「あれはどうだったかな、これはどうだったかな」という時間は、結構塵も積もればで無駄になるケースが多いです。
特に1年間まとめて経費の整理や経理をしている場合には、始める前に「これは経費、これは経費じゃない」という線引きをしておくのをお勧めします。
説明責任について
経費かどうか事業に関係にあるかどうかを説明をするのはどういうタイミングかというと、税務調査の時などに経費として計上した根拠の説明を求められるケースがあります。
例えば、漫画家や同人作家の方だと車は経費になりづらいです。
その車に関する作品を書いていればまだわかるのですが、そうではない場合、事業を運営するために車が必要だったかどうかというのは割とポイントになります。
漫画家や同人作家の方が絵を描く仕事で、車が必要だったという証明をするのはかなりハードルが高いです。
反対に、資料費として作品を購入したり、作画資料やストーリー集など、作品を作る上で必要な資料やテキストなど、そういったものは経費になると考えやすいです。
事業においてどういったものが経費になるかならないかというのは、その事業に必要だったかどうかという点につきますので、その点は整理しておくのがおすすめです。
経費計上の根拠となる資料
それでは、経費計上の根拠となる資料は、どういったものが望ましいかということを整理しておきます。
時々私も外で食事をしたり買い物したりするときに、レジの前の人が領収書を求めているを見かけることがあります。
領収書でないとダメということは経費の計上において全くありません。むしろレシートの方が中身がわかって良いというケースもあります。
税務調査ではレシートや領収書を1枚ずつ確認するケースももちろんあるのですが、さっと見られて領収書が出てくると「中身はなんですか？」という質問のされ方をすることが圧倒的に多いです。
レシートだと項目や金額が細かく書いてありますので、特に必要でなければレシートで十分です。
記載されているべき内容
どういった内容が記載されているとより良いかというのを以下に挙げておきます。
- 支払った相手方
- 支払った日付
- 支払った方法
- 支払った金額
- 購入したものなどの品目名称
こういった情報が記載されているのが望ましいです。
加えて消費税の金額、税率、インボイス番号なども消費税の計算方式によっては必要な情報になります。
オンライン取引の場合
今はweb・オンラインで取引をするケースも多いため、レシートや領収書が発行されないということもあるでしょう。
発行されている場合にはそれを保管しておくのが望ましいですが、オンライン上だけで完結している場合には、そういった情報がわかるものをスクリーンショットしておくというのも有効です。
レシート・領収書が紙で発行されていないから、何も残していないというのは、結構苦しい言い訳です。
支払った根拠がわかるものとして、メールや明細をスクリーンショットしておくだけでも証拠としてはわかりやすいでしょう。
先ほどお伝えしたような内容がわかるようにスクリーンショットして、それをデータで保管しておくだけでも、根拠としてはないよりマシだと思いますので、ぜひやっておいてください。
まとめ
確定申告をスムーズに進めるためには、日頃からの準備が大切です。経費計上においては、以下の3点を意識しておきましょう。
1. 事業に必要な支出かどうかの判断基準を明確にする あらかじめ「何が経費になるか」の線引きを整理しておくことで、日々の判断に迷う時間を減らせます。
2. 説明責任を果たせる準備をする 税務調査で「なぜこれが経費なのか」を説明できるよう、事業との関連性を明確にしておきましょう。
3. 適切な証拠資料を保管する レシートやスクリーンショットなど、支払いの事実を証明できる資料を確実に残しておくことが重要です。
