2023年の確定申告が終わってほっとしているフリーランスのかたも多いでしょう。ただ事業を続ける限りは確定申告は毎年ありますので、いかに効率よく進めていけるかは気にしておきたいところです。
しんどかったなぁという方は何か改善できる点がないか探ってみましょう。お勧めする効率化の方法をいくつかお伝えしていきます。いわば料理でいうところの下ごしらえです。
ストレスの根源はなにか
まずは何にストレスを感じていたかということを整理しておくのが良いです。よくあるのが一年分をどさっと確定申告で処理するケース。
この場合レシートや請求書の束を目にすることになります。それをまず集めていくっていうのが大変なわけです。
抜け漏れがあったり、忘れていることもあったりして、領収書が出てきても何の支払いだったかよく思い出せないということもあるかと思います。
これはとてももったいないことなんですね。
思い出す時間というのは非常にもったいないです。また経費かどうかわからないものについては除外つまり退けて申告をするという方も多いと思います。
本来は経費だったのに経費ではないという処理をしているわけですから、税務署は何も言いませんけどももったいないということになります。その分節約できたわけですので。
経費を漏らさず申告するというのも立派な税金対策の1つです。
そのためレシート目の前にしてストレスが高かったという場合には集める作業をまず行っておくというのが必要です。
集めてしまえさえすれば後は入力のツールはいろいろありますので、レシートを整理しておくというのは意外と大事なプロセスです。
会計ソフトやExcelを使うにしても元になる資料がなければ何もできません。これは税理士に確定申告を依頼したとしても同じで、記帳代行の場合にはレシートや請求書、領収書を集めていただく共有してもらうというプロセスが必要になってきます。
そのため、レシート、請求書、領収書集めていくというのがまず第一大事なこと。
そのためにスケジューリングをある程度余裕を持っていくっていうのも大事です。
月に1度もしくは2週間に1度はレシート、請求書、領収書を整理する日というのを作っておくのをお勧めしています。入力はその場でしなくてもよいです。まずは資料の整理からしておきましょう。
入力はツールがいろいろありますし取り込んでしまえばあとは処理してくれるみたいなツールもありますので後回しでもよいです。
2週間分であれば早い人だと1時間で資料の整理ができるはずです。
この資料の整理をしておくというのが1番ポイントになってきますぜひトライしてみてください。
データ連携も一緒に
またクレジットカードや通帳等の連携をクラウド会計にしているという場合でも連携のボタンを押し忘れていたり、連携期間が過ぎてしまっていたということもありえます。
こういった場合には手で入力していく必要があるため手間がかかります。せっかく連携していたのにとなりかねません。
レシートや領収書、請求書を整理する日にデータ連携をしておくというのも1つタスクとして入れて入れ込んでおきましょう。後で困ることが減ります。
クレジットカードの明細も中身を見て何かわからない、オンライン決済などと書かれているケースもやはりあるわけでそうなると経費かどうか1年後に忘れているということもよくわかります。
そういったことを防ぐために、カードの明細でオンラインで取得できる場合には、オンライン決済という文を変えておくメモを取っておくということも結構大事です。
ある程度習慣ができてくると時間も短縮できますし、確定申告の時にいざ困ることがありません。
後は処理するだけという状態にしておくと非常に気持ちも軽いものです。
そういうことが苦手な場合には、経理代行や記帳代行を頼むというのも選択肢ではあるのですが、結局私のお客様にもお伝えしてるのですが資料を共有してもらうというプロセスがどうしても必要になってきます。
そこをどう考えるかクリアして効率よくやっていくかということです。
私のお客様の場合には請求書を毎月月末にお送りしています。何故かというとこの請求書を受け取ったメール等でレシートや請求書、領収書を共有してもらうというトリガーにしているわけです。
コミニケーションの機会でももちろんあるのですが、ご自身がやるべきことをやっていただかないとこちらも処理が進められません。
そのため請求書が届いたらアクションするために資料を共有してもらうということをお客様にはタスクにしていただいております。
そういった流れを自分だけで申告をしている場合には作っておくというのが大事です。
まとめ
請求書を発行するということもインボイス制度が始まって増えてきているかと思いますので、請求書発行のタイミングでいろんなことをしておく、事務作業をするトリガーにしておくのもありなのではないかなと考えています。
こまめにやればもちろん楽なのですが、毎日やるというのも経理事務をやっていない方にとってはストレスでしょう。
2週間にいっぺんもしくは1ヵ月にいっぺん、月末など資料処理をしておくだけでも確定申告での負担というのは軽減されますので、ぜひトライしてみてください。
