会計ソフトに慣れがない、Excelのほうが入力しやすい、というかたは一定数いらっしゃいます。むしろ多いぐらいじゃないかなと。
Excelで帳簿付けをして会計ソフトにインポートするときのポイントをお伝えします。
会計ソフトで用意されているExcelのインポート様式を探してみる
会計ソフトを触ったことがない方のほうがフリーランスでも多いでしょう。私自身も税理士事務所に他業界から転職するまで会計ソフトとは無縁でした。
当時は税理士試験の受験生でしたがそれでも試験問題を解くのと会計ソフトでの帳簿付け、税務申告書作成ソフトに触れる機会はそういうところで働くことや実家が商売をやっているなどなければ未経験です。
フリーランスのかたでしたら尚更遠い存在である会計ソフトですが、帳簿付けを会計ソフトで出来るとはいえ法的な要件を備えたものを整えようと思うと会計ソフトがExcelよりかはよいでしょう。
そう考えると会計ソフトで最終的な帳簿付けができていて総勘定元帳と仕訳（日記）帳ができていればひとまずは事足ります。
会計ソフトで帳簿付けができている状態がゴールですからその過程は工夫ができます。
自分で会計ソフトに入力する方法でもよいですし、慣れない会計ソフトを触るのであればExcelで帳簿付けをしてそれを取り込む、インポートするのもよいです。
Excelインポートのほうがより自分で入力する際の工夫がしやすいでしょうし、Excelのほうがはるかに身近、というケースも多いかなと。
よって、会計ソフトにExcelで入力等したものをインポートすることを考えてみましょう。
その際には各会計ソフトで微妙に様式などが異なり、それに伴ってExcelのインポート様式も異なっています。
freee、マネーフォワード、弥生会計、いずれもExcelインポートができますが、共通する項目はあるもののそれぞれ微妙に異なってきますので、まずは使用している会計ソフトで用意されているテンプレートを探してみましょう。
それぞれ用意されていますのでじゃあそれに直接入力する？いや踏みとどまって少し考えてみましょう。
参考までにマネーフォワードのテンプレートを出してみますが入力しやすそうですか？そんなことないですよね。じゃあどうするかというと自前でExcelを用意してそこに入力したほうがよさそうです。
自前Excelシートに何を入力するか
自前で入力するExcelシートにどんな項目をいれればよいか、という部分を整理しておきましょう。それほど多くないです。
「日付、項目１、項目2、金額、備考」この5つです。
この5つの要素があればあとはテンプレート上にコピーペーストして、データを整えてインポートすることができます。
日付、金額、備考は分かりやすいです。
支払等の日付、金額は決まっています、レシートなどを見れば分かります、備考はメモというか相手先を書くのが一般的です。
仮に今日、タクシーに乗ったとしましょう。
2022年11月7日（日付） 880円（金額） 〇✕タクシー（備考）はすぐにわかりますが、この際には金額は円を入れずに数字だけを入れましょう。
Excel上だとこんな感じです。
金額入力の時には「円」を入れたくなりますが、Excelの場合は円をいれると文字列判定になってしまいます。
880円がセルの左側に寄っていますね？この状態ではなく円を取った状態にすると880がセルの右側に寄っています。
金額を入れるときにはこの状態になるようにしましょう。
あとは項目1と項目2です。
項目1は借方、項目2は貸方と呼ばれますがそれ自体を覚えるのではなくよく使う支払いや入金を定型化しておくと迷いません。
例えば上記で言うとプライベート現金でタクシー代を払ったということであれば
項目1は「旅費交通費」、項目2は「事業主借」となります。
定型化するものは片方が決まっていると分かりやすくなります。プライベート現金で支払った場合には項目2は必ず「事業主借」となります。
まずは支払いだけでも出納帳のつもりでExcelに入力してみましょう。そのうえで、会計ソフトのテンプレートにコピーペーストしてインポートできるか試してみるのです。
インポートできなければどこかがおかしいはずですからエラーチェックをして再トライ。
この繰り返しが数回できれば徐々に慣れてきて効率化できていきます。
インポートに困ったら会計ソフトの問い合わせしてみるのもひとつです。ユーザーサポートがあるプランであれば手厚くサポートを受けられます。
弥生会計のインポートについては動画でもお伝えしていますのでもしよければご覧ください。
まとめ
会計ソフトへのExcelインポートはハードルが高く感じるかもしれませんが慣れて来て習得できればずっと使えます。
ある程度習得できるまでトライアンドエラーで試してみましょう。もしサポート受けたいということであれば会計ソフトか対応可能な税理士を探すのも選択肢です。
