こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
自分で記帳をする際にはどういうツールを使えば便利でしょうかとフリーランスの方に聞かれることが多いです。
これがあれば便利になるよというツールなどをご紹介します。
スキャンのためのツール
記帳でネックに感じる部分のひとつがレシートや領収書を手許においてそれを見ながら入力をすることです。
レシート類の画像をクラウド会計にそのスキャンした領収書を読み取らせると学習機能が働いて記帳の精度が高くなっていきます。
この機能を活用しようと思うとレシート類の画像を準備することが必要です。
領収書や請求書の写真をスマホで撮影して、クラウド会計ソフトなどに取り込むことを考えますとスマホでの撮影は結構手間に感じます。
それなりの領収書の量があるのであればスキャナーがあると便利で、scansnapというスキャナーが人気があり税理士も使っているひとが多いです。
会計ソフトとの連携や仕訳作成サービスのstreamedとの連携もしやすくなっています。
スキャナーというと大きなものを考えてしまうかもしれませんがscansnapのコンパクトなものがおすすめです。
WiFi通信も可能ですしパソコンとUSB接続することも可能です。
プリンターがあるならスキャンもできる可能性が高いのでスキャンできないか確認してみましょう。
インタネットバンキングとの連携
記帳でもうひとつネックになる部分が事業に使っている通帳の内容を入力していくことです。
一行一行入力をして、残高が合うようにしなければいけません。
おカネの出入りが多い場合には慣れない方は残高を合わせるだけでも大変に感じるかと思います。
実際、ご自身で作成された確定申告書を拝見すると残高がマイナスだったり合っていないことをよく見かけます。
もし金融機関の口座からデータを連携出来たらどうでしょうか？
連携したデータについて勘定科目を設定していくことになり、残高が合わない、マイナスになる可能性はグッと低くなります。（完全にゼロに勝手になるわけではないです）
同じことがクレジットカードの明細でも可能です。
またインターネットバンキングを活用できると通帳を入力すること以外に金融機関に行かなくて振込等ができる、というメリットもあります。
その分費用がかかりますがどこに重きを置くかが重要です。
事業用に分けておくこと
よくフリーランスの方から事業用とプライベート用に口座やクレジットカードを分けたほうがよいか？というご質問をいただきます。
絶対に分けなければいけないわけではないけど、その分記帳の難易度が上がると言えます。
分けれていることで通帳の中身がプライベートか事業かを判断する時間と手間が減るわけです。
これは私の経験則ではあるのですが確定申告においてマイナス残高や残高が合っていない方の多くが事業用に口座・クレジットカードが分けれていない状態です。
なぜ難易度が上がるかと言うと通帳の入金出金の中でプライベートと事業用を分ける判断が必要になるのと、プライベート用の入出金の処理について事業主勘定（事業主貸、事業主借）を理解する必要がある、という2点があるからです。
そこに自身がないのであれば口座とクレジットカードを事業用に分けておいたほうが難易度が下がりますのでおすすめです。
簿記のことを勉強してみる、税理士に相談してみる
経理の内容を帳簿付けしていくにあたって必要なのは簿記の知識です。
難しい内容ではなく簿記のことを少し勉強してみると記帳に対する見え方も少し変わってきます。
簿記にもたくさん資格の種類がありますが、おすすめしているのは日商簿記初級です。
日商簿記3級や2級は企業で経理の仕事についたりする際に必要となりますが、より基本的な内容が簿記初級でフリーランスの方でしたらこの内容で十分です。
資格を取らなくてもよいのでテキストを一冊やりきってみましょう。
また近くで相談できる税理士がいるならスポットや単発相談を利用してみるのも良いです。
実際、私の事務所ホームページからフリーランスの方から記帳のやり方や分からないことのご質問のご依頼があります。
お住いの近くでよいので相談できそうな税理士を探してみましょう。
まとめ
例えばお給料のある仕事をしていて副業をしている方の場合、給料を収入に計上していたりといったことを見かけることがあります。
分けれていないとこういうことが起きてしまい結果的に申告の内容が間違ってしまいますので、丁寧にやることと同時に手間を減らせる便利なツールを活用しましょう。
手書きで帳簿をつけることももちろんできますが、さらに簿記の仕組みの理解が必要になります。
