こんにちは、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
交通系ICカードを利用して移動する場合にはカードに料金をチャージすることで切符を買うことなく移動でき便利です。交通系ICカードを使うことは全く問題ないです。
ただチャージしたときに経費にしてしまうことがありますがこの処理は間違っていますので整理して確認してみましょう。
交通系ICカードをチャージしたときは経費になる？
交通系ICカードにはその支払い方法により2種類に分けられます。プリペイ方式とポストペイ方式です。
プリペイ方式は先に交通系ICカードにチャージが必要でチャージした内容から支払っていく形式です。ようは先払いの状態ということ。
対するポストペイ方式は交通系ICカードへのチャージは不要で利用した後でまとめて支払い請求がきます。こちらは後払いということ。
ここで注意が必要なのはプリペイ方式でチャージした時にその金額が経費になるのかどうかということです。(※ポストペイ方式の場合はチャージが必要ありませんのでこの問題を考えなくてもよいです。)
おカネは手許から交通系ICカードの移っていますが、何かのために支払ったわけではなく、交通系ICカードに預けている状態です。
電子マネーを買っているのと同じ状態でその状態では経費になりません。預けているだけです。よってチャージをした時点では経費とはなりません。
使ったときに経費になる
交通系ICカードではいつの時点で経費になるでしょうか？それはそのカードを使ったときです。電車やバスに乗ったときに支払いをしたその時点です。
最近では交通系ICカードで自動販売機やコンビニでの支払いも可能になっています。
交通費として使った場合以外でも事業に必要なモノを交通系ICカードを使って支払ったのであれば、カードを使って支払った時点で経費です。（前払費用や減価償却資産などを除きます）
会計処理としては現預金に補助科目を付けておくかフリーランスの場合は事業主勘定で処理をすることもあります。
チャージしたときは
（現預金ーICOCA）/（現預金）
（仮払金）/（現預金）
（事業主貸）/（現預金）
としておき（いずれか）
交通機関を利用したときに
（旅費交通費）/（現預金ーICOCA）
（旅費交通費）/（仮払金）
（旅費交通費）/（事業主借）
という処理となります。（チャージしたときの処理と対応させる）
特にフリーランスの方はプライベート用の現金、事業用の現金と分けることが難しく感じる方も多いでしょう。そういうときには事業主勘定を使うことを検討することもあります。
データ連携時は二重計上に注意
交通系ICカードはクラウド会計においてデータ連携できる種類のものがあります。大手のICカードであれば大概連携できますのでトライしてみましょう。
ただし、上記のようにチャージした時は経費にならないことに注意をしておかないと後で仕訳を修正するのはとても大変です。
プリペイ方式についてみましたが、ポストペイ方式においては二重計上にならないように気を付けておく必要があります。
ポストペイ方式の場合は後払いですので交通系ICカードを利用した時点では未払いの状態です。
ポストペイ方式のカードを使ったとき
（旅費交通費）/（未払金）
未払金をクレジットカードで支払ったとき
（未払金）/（現預金）
となりますが、ポストペイ方式のICカードと未払金の支払いをするクレジットカードのいずれも会計ソフトで連携している場合、クレジットカードの利用料を支払う際に旅費交通費としないように気を付ける必要があります。
ほかにもクレジットカードの連携と通販サイトの連携を両方行っていると二重に計上されているケースをみかけます。（Amazonなど）
二重計上してしまうと利益計算を誤ってしまうことになりますので二重にならないような設定が肝心です。
まとめ
交通系ICカードをチャージした時点ではそのチャージ金額は経費にならず使った時点で経費になる、ということを確認しました。
また二重計上もデータ連携をやっている場合には見かけることがありますので最初の設定を工夫することと、チェックにおいて注意しましょう。
